如何在工作场所提高糟糕的写作技巧

如果有一个重要的原因需要在工作场所有效写作，那就是：写作质量给读者留下了持久的印象。该读者可能是您的老板，客户或准备与您进行十亿美元业务交易的人。

您是否曾经阅读过写得不好的文档，使您立即失去兴趣？写得太差了，您对作者失去了信任，并问自己为什么作者在浪费时间？那些像烦人的蟑螂一样潜入垃圾箱的垃圾邮件怎么样？您知道我指的是那些：投掷维生素，软件和性助剂的人。这些电子邮件是写作失误，语法错误，拼写错误和草率句子致死的最大展示。我怀疑这些电子邮件之所以能大赚一笔，是因为它们糟糕的写作风格会立即使读者疏远。

您的文章给老板，客户或同事留下什么印象？您的写作是否会疏远读者，导致您失去销售或客户，或使您升职？还是您的写作会吸引忠实的读者，增加公司的销售量，并帮助您每年在工作中赚六位数？

无论您在工作场所从事哪种类型的写作，都应始终了解这一现实：读者相信您的写作质量可以反映出您的技能，职业道德和人格完整。如果您雄辩，清晰而生动地撰写文章，那么读者就会相信您，并且能够迅速建立起融洽的关系。如果您的文章草率，混乱且充满错误，那么读者会认为您的其余工作存在缺陷，您的职业道德存在缺陷，甚至您可能是一个人。为什么这个读者应该浪费时间阅读其余的杂物，甚至与您做生意？

本文提供了故障保护策略，以帮助改进您的写作并帮助您以清晰，简单和有影响的方式进行交流，因此您永远不会再写垃圾邮件。您将学习五个精妙的步骤，以指导您计划，撰写和完善文章。您将学习如何避免常见的书写错误。

目标！火！火！

要成为一名出色的作家，您的首要任务是确定自己的目标。

意第绪语小说家，戏剧家和散文家Sholem Asch曾经说过：“如果您有话要说，写作就会变得更加容易。”

您想在写作中传达什么信息？

要确定目标，请问自己：

1）“我为什么要写这份文件？”

2）“我想传达什么？”

3）“我想告知，教育，报告，说服，挑战或娱乐吗？”

制定目标将有助于您为读者采用最佳写作风格。例如，一份教育文件可能会比娱乐性书面文件更为正式。

与您的读者联系

为了有效写作，您需要与读者紧密联系。问你自己：

1）“我要写给谁？我会为同事，主管，员工团队还是客户写信吗？”

2）“我的读者需要多少信息？”

3）“我的读者对该主题有多熟悉？”

4）“我的读者有多少时间？我的读者愿意选择简短，简洁的事实和统计表述，还是更多的叙述和阐释？”

了解您的听众将使您以吸引读者的方式撰写内容。

塑造您的文件

你知道你的目标。您认识的人可能会阅读您的文档。现在计划您的文档。它将包含哪些信息？哪些信息最有可能吸引读者并保持他们的兴趣？您需要了解哪些要点？首先从粗略的想法大纲开始。然后浏览大纲并添加更多信息和更多细节。大纲将为您的文档创建结构。很快，您的写作将变得更加容易，快速和清晰。

写下您最了解的内容

在此阶段，请阅读您的大纲并编写第一稿。建立文档的主要思想并在整个过程中支持您的论点。如果空白的页面像大灯一样向您瞪着您，请开始撰写您最了解的主题。根据美国小说家杰克·伦敦（Jack London）的说法，“您不能等待灵感。您必须与俱乐部合作。” 如果您的想法混乱，请不要担心顺序。您可以稍后剪切和粘贴。

体重减轻

如果有时间，请远离文档。稍后再重新考虑。现在，在需要的地方添加材料。修剪掉不必要的部分。优化文本以表达您想说的话。记住：少即是多。尽量不要重复想法。除非有必要，否则重复对于读者来说是很烦的。保持一块前进。保持活泼的步伐。有效地完成您的观点。

以下各节介绍一些最常见的写作问题。使用这些技巧可以使写作更清晰，有效和生动。

I.）标点

a）省略符号

请勿使用所有格形式的撇号“ it”。

错误：我们部门上周提交了2005年的报告。

正确：我们部门上周提交了其2005年报告。

不要以所有格形式“他”，“她”和“我们的”使用撇号。

错误的：窗户办公室是她的。

正确：窗户办公室是她的。

不要在多个名词中使用撇号。

错误：我们要购买几台新计算机？

正确：我们要购买多少台新计算机？

b）逗号

不要用逗号连接两个完整的句子。

错误：会议被取消，我提前完成了工作。

正确：会议被取消了，所以我提早完成了工作。

正确：由于会议被取消，所以我尽早完成了工作。

II。）力学

a）不定式

不要在“ to”和动词的不定式之间插入单词。

错误：我被告知我们需要稍微缩短截止日期。

正确：有人告诉我，我们需要稍微缩短截止日期。

III。）拼写

a）“很多”总是两个词。

错误：我有很多工作要做。

正确：我有很多工作要做。

b）“ To”是一个功能词，通常在动词的不定式形式（去）之前使用。

c）“太”是副词，意思是“过度”（太难）。

d）“ 2”表示数字2。

错误：此文件柜让我无法搬运。

正确：此文件柜太重，无法移动。

e）“那里”有一个副词，表示一个地方（在那儿）。

f）“他们”是一个占有欲字，表示所有权（他们的计算机）。

g）“它们是”是“它们是”的收缩形式。

错误：该季度的结果非常好。

正确：他们在本季度的业绩非常好。

错误的：他们今天非常努力。

正确：他们今天很努力。

IV。）样式

a）句子变化

为了使写作更生动，可以改变句子结构。使用其他开始方式，并组合短句子以创建不同的句子长度。

之前：

我本周为所有新帐户整理了文件。然后，我创建了一个更有效的标签系统。我对所有内容进行了颜色编码。我确保所有纸质文件均已电子记录。我将这些文件放在空文件柜中。

后：

本周，我为新帐户组织了文件，并创建了一个更有效的颜色编码标签系统。用电子方式记录所有纸质文件后，将这些文件放入空文件柜中。

V.）主动语音与被动语音

英语有两个“声音”：主动语态（主体执行动作）；和被动语态（主题已被执行）。在商务交流中，所有优秀作家都用积极的声音写作。懒惰的作家用被动语态写作。主动语态写作可以缩短句子，使您的写作听起来更加直接和正式。

例子：

被动：她正在阅读食谱书。

活动：她正在阅读食谱。

被动：广播广播应由所有人收听。

活跃：每个人都应该收听广播广播。

被动：照片正在由摄影师拍摄。

活动：摄影师正在拍照。