整理文件的方法 让工作更加有效率
工作中我们会遇到很多文件，有电子版的文件，也有纸质版的文件，这些文件该如何整理呢？
01电子版文件如何整理？
原则是最好不要把文件过细的分类，过细的分类是指把文件夹设置了一层又一层，这种方法看似管理的非常仔细，但其实它有一个很大的弊端，那就是使用的时候，寻找起来不方便。
如果是交接给别人的时候，别人会产生很多的疑惑，这个文件是什么类型的，为什么要放在这个文件夹里呢？这会让对方把过多的时间浪费在这些疑惑和纠结上。
所以说文件分得越细，找到目标文件，花的时间就会越长，这是不效率的表现。
分类不要超过3层
建议把工作文件设置为一个为工作的文件夹，然后在该文件夹下按照不同的公司或者领域再设置一个大分类的文件夹，然后在大分类的文件夹，按照不同的项目进一步设置，设置成小分类的文件夹，可以简单地把工作文件划分为三个层次就可以了！
使用关键字重命名法
为了更好的，更快地找到所需要的目标文件，可以采用关键字命名法，在文件上加入关键词和日期，这样在寻找的时候就不那么费力了，还有一些同事或者客户发给你的一些文件，最好接收到以后重新进行命名，按照自己的习惯，把时间和关键词都加进去，这样再使用的时候便方便搜索了。
02纸质文件如何整理？
纸质文件的整理，一般会使用到几种小工具，第一个是托盘，第二个是透明文件夹，第三是纸箱或者文件柜。
我们可以把文件分为正在办理状态和保存状态，如果是正在办理状态的话，可以选择托盘儿，把正在办理的文件放在托盘中，放在离手近一点的地方，便于随时拿到，这是一种高效的方式。
而已经办理完的文件就处于保存状态，保存状态，建议使用透明文件袋装好后贴上标签，放入到文件柜或者大纸箱中即可。
即使在工作中，还会有一些暂时需要保管的东西，这些东西平时可能不会用到，但是又不能扔掉，采取最好的办法就是放到固定的纸箱中。
工作中，无论是电脑上的电子文件，还是纸质的书面文件，都是我们工作中的会用到的东西，学会如何整理和保存文件，是提高工作效率的方法之一。