高效工作：抽时间建立高效的文件系统 让工作更方便

导语：

不管搜索多么方便，毕竟还是要经过“输人关键词”“搜索”“设定文件目标”等几个步骤，如果能更加方便地找到自己想要的文件，不是更好吗？因此我们需要学会如何设置文件夹，并且对文件夹进行再分类，那些传统的电脑内保存文件的方法依然很适用。

但是，在工作中你最好不要把文件分类过细。有人把文件夹设了一层又一层，层层分类管理细致，他们这样做反而有弊端。因为当他们想放文件的时候，一般会产生疑惑，比如“这个文件是什么类型呢？应该放在哪一个文件夹好呢？”文件分得越细，自己的疑惑也就越多，这个时候有一些人就会把过多的时间花在纠结上。在工作之中，我们只要对文件进行大致分类就可以了，能够把文件粗略放进去就够了。

以下的做法可以给你提供参考：

●设置一个名字为“工作”的文件夹，把所有和工作有关的文件都放进去。

●“工作”文件夹下按照不同的公司和领域再设置一个“大分类文件夹”。

●“大分类文件夹”下再按照不同的项目进步设置“小分类文件夹。你只需要把文件夹分为这三个层次，你电脑里的所有文件就会被有效地管理起来了。一般来说， 我们正要处理的文件数量并不是很多，只需要把按项目分的文件夹名称起得详细点， 然后按照时间顺序或名称顺序排列，想要的文件很快就可以找到了。

如果你想找过去的文件，那只需要用搜索功能，找起来很方便。文件夹只需要大致分类就行了，但是为了方便搜索，文件名称要详细一些。最好制定一些规则， 所有的文件都按照这个规则执行，这样方便管理。在整理文件的时候，也有一些小诀窍， 如果你想快速知道哪些文件是最新的，最好还是在文件名称中加上日期，以及项目名称等关键词。有一些人把名称起得很短，看上去很简洁，但是找起来就费力了，为了减少这些没有必要的麻烦，还是把关键词放在文件名称上吧。有时候，客户会发给你一些文件， 这个时候最好把他们所发的文件重新命名，把时间和关键词都放进去，以后需要的时候就很容易搜索到了。

在车间里工作的业绩可以通过产品的好坏来判断，但是白领们的工作业绩般是通过效率来 衡量的。一个人 端坐在电脑前，看上去工作十分认真，但也许他的电脑和文件柜都很乱，他正在浪费大量时间找文件。因此，我们不仅要充分利用好IT设备，还要对其熟练操作，整理好自己的工作文件，这样工作效率才能有所提高。