举例分析商务邮件写作要点和隐藏难点

在学校里和职场上，大家都会遇到机会进行一些商业推广型或通知型邮件的写作。这周我们来看一篇范例。

上次发完题目后，又不少同学都开动脑筋，完成了这封邮件，获得了红包奖励的同时，也得到了英文专业老师的详细指点。

相信同学们通过这次学习，对于如何写一篇商务邮件有了更深刻的了解。也欢迎更多同学积极投稿哦，我们期待看到更多同学的优秀文章。

这次我们来看看这篇文章的写作要点和里面的一些隐藏难点吧~

题目解读

从文体的角度而言，这是一篇persuasive essay，相当于是要说服客户完成注册电子收据的手续，否则客户被个月要被收20元的附加费用。

拿到这种题目，我们一定不要把题目及英语与我们本身异化，而是要设身处地的去考虑实际情况。对于这个题目而言，我们是一个初级员工（执行助理），写的邮件是公司要发出去给客户的，所以我们要考虑公司的立场是如何的。

对于公司的立场而言，它发出这封邮件的目的是什么呢？

有些人会以为是通知。但我们仔细想想，如果公司只是要通知，也没必要专门发个邮件，直接在系统里给个不醒目的通知便可，反正不注册会收20元。因此我们要明白，公司发这个邮件的目的一方面是知会客户这个事情，另一方面是希望客户不因为这件事对公司的信用卡产生反感。

试想象一下：如果你收到你使用的信用卡银行的邮件，跟你说如果不进行某个操作就会每个月收你20块，你是什么感受？如果这个时候有别的银行的信用卡推销电话，你是不是更有兴趣了解一下？以学长个人来说，可能首先会问一下关于各项收费情况，然后如果很方便的话我说不定会考虑换卡。这样的话，作为银行的角度而言，就损失了一个客户。

因此我们可以明白，我们写这个邮件的目的，是在知会客户的同时，不要让客户感到反感。要让客户主动的愿意去做这件事。

写作方法

对于这样一篇文章来说，一般分为三个部分，四种功能：

吸引注意力：

由于是以电子邮件形式发出，你希望你的邮件能在客户收件箱茫茫的邮件中吸引他点开并看完，而且不是让他带着不愉快的心情看完的。

因此，你可能需要用一些吸引客户的理由获得客户的注意力，而非用警告或威胁的方式获取注意力。

建立兴趣：

虽然公司推行电子收据的理由是节约成本，但是希望客户配合的话肯定是需要客户自身有动机去做这件事。我们要考虑一下从客户的角度有哪些方面吸引他们做这件事：

收纸质信件很麻烦

纸质信件可能会丢失，泄露私人信息

纸质信件不方便保管，如果将来需要有法律效应的书面文件可能会面对丢失的风险

如果搬家了要改地址才能再收到信

比较想用手机直接看到明细

省下每月的20元额外支出

无纸化比较环保

虽然上面都是吸引客户的理由，但如果用“20元支出”这一点作为重点，会让客户潜意识里觉得“银行想增加收费”从而本末倒置。如果以“无纸化推广环保”这一点作为重点，对于绝大部分客户来说应该都不会感受到切身利益的影响，因此他们不会有动力去做这件事。

减少抵抗：

作为客户而言，不进行免费注册的理由主要有哪些呢？

怕麻烦

这是最主要的理由。我想大家应该都有过注册各种各样的系统花了半个多小时甚至更久，最后甚至在搜索引擎搜了半天还不一定能够解决好的经历吧？因此，只要看到“注册”，无论谁都会担心这件事会花很久很麻烦——就算那个系统十分好用。

怕法律问题

大家作为在香港求学的学子，都很清楚香港的法制十分注重纸质文件留底。如果出现问题或纠纷（如信用卡被盗刷，或是信用卡计费方式等）需要诉诸法律，需要证据做支持。

激励行动：

如果你顺利的吸引了客户的兴趣，并且减少了ta的抵抗，那么正常来说客户是愿意做这件事的——但这不代表他会现在去做。很多时候ta会觉得“哦我要去做这件事”，然后拖着拖着...忘了。

所以，我们在说服性文章（persuasive essay）的写作中，除了要“让对方愿意做”，还要“让对方愿意现在立刻做”。激励行动一般是通过时限信息来完成。