做好文件传阅工作要注意这5点

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文件传阅是办公室的一项日常工作，看似简单，实则不然，需要我们耐心、细心和用心。做好文件传阅工作要牢记“勤登记、细分类、巧变通、知内容、常备注”。

1

勤登记

签收登记务必完整详细，必须记录文件的字号、密级、文件名、来文单位、收文时间、紧急程度等基本信息。在进入文件处理流程之后，要及时掌握和跟踪文件处理的最新动态，随时登记、记录。此外，近年来电子政务网络OA办公系统不断推广，功能越来越完善，其文件处理方面的功能，我们也要熟练掌握、规范使用。

2

细分类

文件的紧急程度、重要性、密级、领导批示、需阅处的领导等不尽相同，必须做好分类，给不同类型的文件配备专用文件夹，有效提高文件传阅的速度和质量。

如按照紧急程度可将文件分为特急件、急件、平件，要将不同类型文件分类传阅。这样既方便领导根据文件的紧急程度、重要程度及时处理文件，又可以提醒自己按照文件处理的不同要求对文件进行传阅。

3

巧变通

对文件传阅，各单位都有一套标准和固定的流程，但是对一些急件、领导批示件，要做到急事急办，以免误事。

例如，对一些急件，可以跟领导或领导秘书联系后，及时将文件送达约定位置给领导阅签，或者由领导指定其他领导代为阅签。

4

知内容

做好文件传阅工作，不论是否需要提出拟办意见，都需要认真学习所传阅的文件内容。这样便于从领导的角度思考和区分哪些文件较为重要紧急，需要优先处理。简言之，就是通过学习文件，从而更准确地对文件进行分类。这比机械的用文号类型、密级来给文件分类更能提高服务质量。若传办文件时领导随口问起有关内容和处理建议，也能有的放矢。

5

常备注

作为办文人员，在处理文件过程中，要及时在文件签批处理单上的合适位置备注文件的处理情况，以免日后忘记。

例如领导在文件上批示“复印一份给我”，如复印后已送领导，应在处理单上及时备注“已复印送某领导”。

又如有的文件很紧急，通过电话告知领导后，也应及时在文件处理单上备注“已于××日××时电话告知某领导”，如领导有指示，也应一并备注。

在文件处理单上备注文件处理的情况，既便于自己记录，也便于后面阅文的领导了解文件的有关处理情况，签批时心中有数。

（来源：秘书工作）