关于银保监局监管事权下放后三级机构公文管理工作的思考

作者：刘斐

平安人寿山东分公司

行政部 品宣室 品牌宣传岗

入司时间：2018年4月

摘要：为适应部分保险监管事权下放至当地银保监分局的新情况，加强与银保监分局的工作对接，文章分析了保险公司三级机构公文管理工作现状，提出了相应事项的工作机制，以及推进公文管理工作精准化的策略。

关键词：监管事权；公文管理；对接

一、前言

2018年的银、保监合并，是自2003年“一行三会”格局确立以来金融系统最大的一次机构改革。继2018年12月17日山东银保监局和青岛银保监局正式挂牌后，12月26日，山东15地市银保监分局正式挂牌（济南为山东银保监局直管）。本次机构改革合并后，山东银保监局按省、市两级划分，在大部分县里设置监管办。对比此前保监派出机构的设置，此次银保监省、市、县的监管矩阵和监管半径，意味着监管力量的进一步充实，基层金融市场将得到微观监管和整治。

2019年4月18日，为明确辖区内银保监分局的工作职责，根据《中国银行保险监督管理委员会地市监管分局“三定”规划指导意见》等文件精神，结合银保监分局和保险市场实际，山东银保监局下发了《关于授予辖区银保监分局保险监管事权的通知》（鲁银保监发〔2019〕18号），进一步简政放权，将部分监管事权下沉至当地银保监分局，同时明确要求各保险机构及时调整相应事项的工作机制和工作流程，加强与当地银保监分局的工作对接。

二、下放保险监管事权概况

根据《山东辖区银保监分局保险监管事权目录清单》的规定，本次下放至各地银保监分局的涉及保险机构的监管事权主要包括：支公司及以下保险机构设立（含筹建、开业）、改建和撤销审批；地市级保险机构开业、改建审批；保险机构营业场所变更审批；高级管理人员任职资格核准及考试管理；相关事项的报告、备案管理；保险许可证管理及机构与高管管理信息系统维护；保险业务活动的现场检查、调查；信访、举报和消费投诉处理；对保险违法行为实施行政处罚或采取非处罚监管措施；相关系统中行政处罚信息维护；保险机构突发事件和重大事项报告、处理；保险业反洗钱、反保险欺诈、反非法集资、案件风险管理；保险信息安全管理等。

三、公文处理工作对接策略

随着各地银保监分局的成立，三级机构在与其对接的过程中面临着很多前期未涉及或未重视过的工作。特别是公文管理方面，三级机构势必收到比过去更多的来自监管部门的外来文件。同时，在监管事权下放的情况下，以往很多由上级公司请示、报告的工作，也将随之下沉至三级机构负责。大量的文件收发和材料报送对三级机构日常公文管理工作提出了新的要求。目前，三级机构面临的主要困难包括：工作量增大，人员分工不清晰，无相关工作应对经验，工作流程不明确，基层人员变动快，业务素质参差不齐等。这就要求各三级机构行政部门尽快进行重新定位，不断学习，把加强和改进公文管理工作作为提升行政服务水平的重要抓手，坚持规范性和有序性并重，通过不断的上下联通来确保公司的发展平稳进行。

（一）增强外来文件处理能力

在各地银保监分局成立之前，三级机构的外来文件主要来自当地行业协会、人民银行以及部分政府部门，外来文件的数量并不大。但随着银保监分局工作的深入，外来文处理的工作量将会不断增大。同时，外来文处理工作头绪繁杂、环节多、标准高、时效强，为保证外来文件得到及时处理，三级机构要依据公司相关规章制度要求，重新审视和严格规范外来文件处理流程。

1.外来文件接收及登记。

首先，三级机构需认真梳理日常外来文件渠道。根据发文单位的不同，来文方式一般包括系统发布、邮件发送、社交工具群发、纸质文件寄送等。收到文件后，三级机构行政部门应按照来文时间、来文单位、文号、文件标题、办结时限要求等信息对外来文件进行登记。

2.外来文件流转及阅处。

收到外来文件后，三级机构行政部门要及时通过EOA系统提交“外来文件处理单”。提交时，应认真阅读文件内容及要求，根据部门分工出具拟办意见。流转过程中，应实时关注流程处理情况，合理催办。流转完毕，需依据领导批示，有效做好文件传阅。

3.外来文件督办及追踪

外来文件办理实行承办部门负责制，承办事项必须做到及时、准确、规范、保质保量完成。同时，三级机构行政部门要积极履行督办责任，及时了解事项办理进展，根据事项重要、紧急程度，适时向承办部门发起催办通知，直至事项落实完毕。

（二）提升公文制发水平

公文制发代表公司形象，反映三级机构管理水平和工作作风。公司发文工作一旦出现疏漏，就会对公司文件的权威性、严肃性造成重大损害。根据当前银保监分局具有的监管事权，包括机构设立、改建、营业场所变更、高管资格核准的请示以及消费投诉处理、突发事件处理、反洗钱、反保险欺诈、反非法集资的报告等事项均需要三级机构以正式公文的形式上报。因此，三级机构的公文制发必须严把行文关、内容关、法规关、文字关、格式关，通过建立标准化流程，保证高质量的公司发文。

1.提高认识，加强学习。

公司日常发文具有决策部署、请示汇报、发布传达、沟通交流、凭证记载等重要作用。新形势下，三级机构要把统一思想、提高认识作为公文制发规范化的基础性工作来抓，从工作重要性上做引导，使各级员工充分认识到规范的公司发文直接体现个人职业素养和公司管理水平，影响工作效率和公司决策部署的落实。

2.从严把关，层层审核。

发文审核并非一个岗位或一个人的事情，需要公文起草、审阅、签批、校对、印制的每个环节都树立牢固的责任意识。只有严格按照公司公文处理的相关规定做好工作才能保证公司发文的高质量。

实际工作中，三级机构要加强对辖内部门、机构员工的公文写作知识培训，帮助大家准确掌握公文格式、行文规则、文种使用、文字表达等公文写作的基本技能，不断宣导公司的相关制度和要求，使每一位员工都能把好自己这一关。

3.归口管理，责任到人。

三级机构行政部门作为文件处理的统筹部门，负责公司发文的统一协调与管理，要杜绝越级报送、多头报送现象的发生。公文内容力求简明精炼，做到主题新鲜、条理清晰、表述准确，紧贴公司“三短”文化建设要求。同时，指定机构合规岗位为对外报送公文审批人员，加强机构对外报送文件的严肃性、严谨性及合规性。

（三）规范收发文件归档

归档程序是公文处理工作的最后环节，在文件处理完毕后，对具有查考利用价值和能够正确反映本机构主要工作情况的文件材料，三级机构行政部门应按照公司相关规定进行文件归档。特别是涉及开业筹建、职场变迁、高管任命、各类许可的文件，不但具有重要的行政意义，同时也是三级机构经营历史的一部分，具有较高的保存价值。

1.及时收集。

及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。可以采用办完一件收集一件的办法，也可采取定期整理的办法，按月或按季度进行收集。

2.认真检查。

确认收集的文件为已处理完毕并且生效的文件，保证文件材料正文、附件的完整性。同时，尽量将同一事由的文件收集在一起。

3.妥善保管。

归档范围内的公文，包括纸质文件及电子文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，实现分类标识，确保有目可查，保管安全。

四、结语

公文处理工作是机构行政部门发挥参谋助手作用的重要体现，规范的公文处理是保证机构有序运转的必备条件。在山东银保监局监管事权下放和银保系统内部开展“行业规范建设年”活动的大背景下，促进日常公文处理工作的专业化、制度化、流程化，提升公文处理的质量和效率，直接关系到三级机构对内、对外的规范形象和权威性。三级机构应根据自身实际情况，尽快完善公文管理工作，形成规范的工作机制和流程，确保与当地银保监分局的有效对接。

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