七个文档小技巧 轻松提升80%操作效率

在可以预见的未来，企业办公向云端转换是不可逆的趋势。越来越多的企业开始重视办公效率和协同，如何提升团队整体协作效率，企业都需要寻找更创新的工具去为团队服务。

因此，云端 Office 的新时代办公方式，就成为企业增速提效的最佳选择。如今，在线协同文档已经走进大众视野，我们如何掌握它的妙处，更高效地完成工作呢？

今天我们就来盘点一下石墨文档几个好用的功能，涵盖目录设置、划词评论、「@」功能、历史记录、文档翻译、插入及智能排版等功能亮点，希望能为你提供便利！

文档专业版、更多表格强大功能、离职员工账号交接等众多企业高级版功能全部开放试用。

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01

目录设置，一键跳转

我们在撰写方案时，内容过多导致想要找到某一部分的内容会比较费力，记不清所在位置的情况下需要将文档从头再查找一遍，这反复查找的过程十分影响工作效率。

石墨文档「目录」设置可以区分内容板块，各层级一目了然。多层级的目录使创作逻辑更清晰，通过设置小标题可以便捷地新建、修改或隐藏目录，点击目录可以快速跳转到对应的文档内容，在内容繁多的情况下可以快速找到要修改的部分。

02

智能排版，一键美化排版效果

完成一份文件时，常常伴随一个头疼的问题，中英文之间如何加空格？全角、半角符号如何运用？一系列排版难题呼之欲出。

当需要规范文档排版，美化排版效果，提升阅读体验时，「排版优化」功能可以大显神通。点击工具栏「智能工具」菜单中的「排版优化」按钮，半角、全角自动转换，并在中、英文及数字之间自动增减空格，一个标准且规范的文档格式靠它就可以自动优化完成。

03

划词评论，沟通畅通无阻

我们在完成一项工作时，需要反复确认文件内容，最常见的方式是在文档中将核心内容截图并圈出重点，再切换到沟通软件中进行讨论，针对一项内容有时需要反复几轮操作才能确认，十分浪费时间。

「划词评论」可以选定文档某部分内容，并在评论中提醒他人查看，也可以针对整篇文档进行评论，从此告别 Email+IM 的低效沟通！讨论过程也会在文档中被完整记录下来，为复盘提供依据。

04

「@」功能，打通信息孤岛

我们在拟定一份活动方案或项目安排时，通常需要关联多个附件，常见的方式是将多个文件汇总到一个文件夹内，根据不同的需求查阅不同的文档，同时打开多个文档与总方案一一对照。在做工作安排时，相关负责人阅读完整个文档后需要找到自己负责的部分，复杂的操作路径使得在内容对照和任务安排环节上耗时较长。

「@」功能打通时间提醒、人、文件之间的壁垒，通过「@」可以将内容与人进行关联，任务分工更快捷，还可以设置时间节点，满足多场景下的智能办公需求。

05

历史记录，完整还原

在创作过程中，编写并修改内容过后，觉得还是最初的版本更好？或者在操作过程中误删了重要内容，该如何找回过程文件呢？

「历史记录」功能可以查看当前文档的所有历史操作记录，还可以还原内容到对应历史片段。无论是误操作还是找回之前版本内容，都可以利用该功能实时还原。

除此之外，石墨文档还支持为当前文档保存不同的版本，方便后续版本查找和还原，免去了本地文件版本太多不方便管理的问题。

06

文档翻译，突破语言障碍

我们在编写文档时，遇到不认识的英文内容，或需要将中文内容翻译为英文时，往往需要借助第三方翻译工具，将要翻译的内容复制到工具中，再将翻译结果粘贴到文档里，来回切换的过程降低了工作效率。

「文档翻译」功能可以快速识别内容并进行翻译，支持选取部分内容和翻译整个文档两种，方便不同工作场景的翻译需要。

07

插入元素，为内容添彩

图文并茂的内容阅读体验更佳，朴素的文字需要各类元素来装饰，例如在撰写一个活动方案时可以附上地图，以便相关人员直接导航到指定地点；在描述一个效果时，插入图片显得整个方案更立体和直观。

「插入」功能支持多元化的插入元素，涵盖丰富的富文本内容，如网络图片、表格、超链接、代码块、日期、媒体、位置、附件等，可以覆盖大多使用场景。

在石墨，畅想高效办公每一天。多款人性化的设计和完备的功能为企业快速发展保驾护航。

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