word操作技巧之设置文档保护和快速清除多余空行

为提高小伙伴们的办公效率，小编继续解读word操作技巧，希望大家持续关注。

一、如何清除 Word 文档中多余的空行？

使用Word过程中，不可避免的在word文档中会有一些多余的空行，用手工逐个删除又太累人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。

如下图文档

有没有较便捷的方式呢？我们可以用 Word 自带的替换功能来进行处理。这里，我分别介绍word2003版本和word2010版本的操作方法。

word2003版本：在Word 中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“^p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“^p”，在“替换为”文本框中输入“^p”，即用“^p”替换“^p^p”，然后选择“全部替换”。

word2010版本：选择“开始”选项卡“编辑”组中的替换命令，弹出“查找和替换”对话框，在查找内容选项后面的文本框中输入“^p^p”，在替换为后面的文本框中输入“^p”，然后单击全部替换命令就可以了。

操作过程动画

注意！虽然多余的空行不见了，但这个操作仅仅对于段落之间有一个空行，若段落之间有两个空行，可以在相应的文本框中多输入一个“^p”，也就是用“^p”替换“^p^p^p”。

二、如何设置文档保护？

正在进行文本编辑，有个同事要借用一下我的电脑，为防止同事对自己正在编辑的文本有误操作，最好设置一下文档保护。

word2003版本：

执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了。

等同事用好之后，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

word2010版本：

单击“文件”选项“信息”组中的“保护文档”按钮，在弹出的列表中选择“限制编辑”命令，然后根据需要选择编辑限制范围，若选择“不允许任何更改（只读）”，然后在例外项中勾选“每个人”复选框，单击“启动强制保护”按钮，输入密码。这样所有人都无法对文档进行任何操作。

单击“停止保护”按钮，输入文件密码就可以取消文档保护。

操作过程动画演示：

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