公文版记 一定要放在偶数页上 80%的人会搞错！

公文排版切莫怱视结尾“版记”标志，否则有“头”没“尾”（值得收藏）版记是公文格式三大要素标志之一。公文要素标志包括：版头、主体、版记三部分。

公文的版记主要有三项组成： 抄送单位，印发单位和印发日期等（注：后面讲具体排版时强调了四要素，即多了“分隔线”，是为了方便学习）。

前面有关文章我们已先后学习了版头、主体（正文）等的格式要求，易错问题和排版方法，这一节我们则重点学习版记的写作格式要求， 易错点和排版方法。

这样，三篇文章互为补充，就可以完整地学习完公文的三大要素的格式要求，知识点和排版方法。所以，先“关注”本号，才能比较系统地学习好公文知识。

请“关注”公文写作之道，下面我们一起来学习一下。

一、版记的作用

版记是公文不可缺少的重要组成部分，是公文结束的标志。如果把公文比作一个人的整体，那么，版头就是“头脸”，正文是身体，主杆，版记就是“腿脚“，公文正如人体一样，要有头有身驱有脚才完整。

公文的格式版面结构中的，最明显的就是有“头”没“尾”。

就是说，版记经常被人忽略，主要是两种情况。一是认为不重要，可有可不要。所以把它省略了。另一种情况是，对公文格式版面结构要求不太懂，漏掉了版记部分。也是很常见的。应该说，所有法定的外发公文都是要有“版记”的。必须要引起足够的注意。

二、版记的构成要素版记一般由四要素组成。

抄送机关、印发机关和印发日期、分隔线等要素组成。有些教科书也把它设为三要素，分隔线未纳入。作者把后者纳入，是为了方便学习，作为初学者不要漏项。这几要素各有其用。

抄送机关：对主送机关互为补充作用，不能怱视。在实际工作中，让抄送机关有“知情”的作用，此为其一，有些工作，刚靠主送机关不一定办得成，还要抄送机关配合支持行。可以抄送机关，也不是可有可无的。

印发机关：主要体现了一种办文职责，便于公文管理和流转对接。一般由发文机关对应的办公厅（室）等部门，具有对外印发文件职能的部门。一些内设机构，不能落款为印发机关，这一点必须注意。

印发日期：就是公文的承印发行日期，这个好理解。它与正文中的成文日期，可以同一天，也可以不同一天，但必须是在成文日期之后，这是不言而喻。

三、版记的排版格式和要求

（一）版记的位置

1、版记一定要放在公文的最后，即公文的最后一面最下面的位置。

2、最容易错误的地方，温馨提醒：在实际操作过程中 一定要注意版记必须处在偶数页上，假设公文很短，即使首页能够放得下版记内容，由于公文是双面印刷，也必须将移至第2页上，即便第2页除了版记没有任何内容。

3、公文的篇幅如果在一个折页 (即有4面)以上：这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过 3面)，版记页和空白页均不标页码。

4、如果附件是被转发的文件，转发文件还应标志自己的版记。这又就是“版记中的版记”，不能省略用任何一个版记，务必谨记。

（二）分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间部分的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记中的各个要素与印发机关和印发开期之间加一条分隔线隔开，是为了显示各要素之间的区别， 二是如此设计显得美观。要注意第一个要素之上和最后一个要素之下也有一条分隔线，但这两条一头一尾的分隔线要比中间的分隔线略粗一些。

（三）抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送单位之间有等级排序，要特别注意，先后顺序，单位间用逗号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（四）印发机关

是指发文单位的经办部门或业务主管部门。标注印发机关的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中万一有什么问题、什么情况需要联系和反映时，方便与印发机关的承办部门联系，不必什么事都找主办部门、机关领导，以提高工作效率。同时，也是公文流转和给规范化的需要。

（五）印发日期印发日期和印发机关一样，一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。四、手把手辅导用电脑如何排版“版记”

第一步，设置版记。

首先，插入表格。在公文最后一页的最下面插入表格，将表格设置成1列、2行。温馨提示：待以下两项设置完成后，如表格出现跨页现象，可删除表格上方的空行，以保证整个表格在公文末页的最下面。

第二步，键入并设置各格式要素。

在表格的第一行键入“抄送机关：”及机关名称，并按照规范设置其格式。在表格的第二行键入“印发机关和印发日期”，并按照规范设置其格式。

第三步，如何设置分隔线的“粗”“细”。

先选中整个表格，右击选择“边框和底纹”—“边框”，设置为“无”。选择1磅的实线并点击第一条和第三条横线，选择3/4磅的实线并点击第二条横线。这样就能保证版记部分的首末两条分隔线为粗线、中间的分隔线为细线，而表格中的其他线条在打印出来的文本中均不会出现。

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