麦肯锡用了40年的沟通表达 解决问题的方法 给你整理成一篇文章
大家好，这里是小播读书，今天为你解读的是《金字塔原理》，麦肯锡40年的经典内部培训材料，如果要系统学习沟通表达、逻辑思考和解决问题的方法，精通这本书就够了。
假如你是一家公司的秘书，老板要你要组织一次高层会议，经过沟通了解之后，你需要跟老板做一次简单的汇报。你是这么说的：“老板您好，李总来电话说他不能参加下午3点会议了。王总说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10:30以前不行。刘总的秘书说，刘总明天晚些时候才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。所以，会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗？”
可能你老板听完之后是一头雾水，完全不知道你在讲什么。有什么改进的办法吗？不着急，当你听完本书后，可能会这么说：“老板您好，今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样李总和王总都更方便，刘总也能参加，并且，本周只有这一天的会议室还没有被预定。”，这样听起来是不是好很多，条理清晰，语言简洁。这两种表达方式的根本区别是什么？如何才能做到？这正是今天要带给大家的内容。
好了，在开始讲解这本书之前，先来了解一下作者，芭芭拉·明托，毕业于哈佛大学，是麦肯锡公司有史以来第一位女咨询顾问。传授金字塔原理超过40年，帮助政府、企业、高校等各界人士撰写商务文章、复杂报告和演示文稿，曾为美国、欧洲和亚洲众多企业及哈佛大学、斯坦福大学等讲授金字塔原理。本书《金字塔原理》已经畅销40余年，被译成多种文字，并数次再版，常年名列各国畅销书排行榜前列。
本书主要讲述了三个部分的内容：
第一个重点是：什么是金字塔原理？如何在表达中运用金字塔原理？第二个重点是：如何在思考中运用金字塔思维，让思维更有条理？第三个重点是：如何高效地解决问题？
第一个重点内容：什么是金字塔原理？如何在表达中运用金字塔原理？
本书是《金字塔原理》，你可能会觉得奇怪，为什么是金字塔而不是其他结构呢？顾名思义金字塔是一种自上而下的表达方式，简单讲就是先说结论，然后展开论述支持该结论的原因，然后再逐层往下分。作者指出，这种表达方式很符合人类的思维规律，有三个原因：
第一、大脑习惯于理解因果关系。人类大脑天生对逻辑敏感。古希腊人看到天上散乱的星星，分析总结出了不同的形状，得出了星系、星座等抽象的概念。这种对逻辑的偏好或者说对因果关系的偏好，是人类大脑的本能。
第二、大脑善于分组归类。比如我们看到教室里的一群人，我们会下意识的分组，男的和女的；老师和学生等等；我们看到一组数字也会下意识地分组，奇数和偶数，大数和小数等等。
第三、大脑并不善于独立思考，喜欢关联记忆。因此从金字塔顶端开始叙述，很容易让我们厘清方向，将后续的表达根据前面的思路去理解，提高了接受和理解信息的效率。
所以，金字塔的表达方式是一种顺其自然，有利于大脑快速理解和记忆的表达方式。作者指出，金字塔思维用16个字概括就是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。接下来，让我们来看看金字塔的三个结构：横向、纵向和序言。
第一，纵向，上一层必须是下一层思想的总结和概况。这种表达方式更容易引导读者或者听众的注意，让听众从一个中心思想或者一个疑问开始，逐层向下分解和回答上面的疑问。在纵向逻辑结构上，有两种方式：归纳法和演绎法，这个后面我们会详细阐述。
第二，横向，每一层的观点必须是逻辑一致、相互独立和完全覆盖的。这个如何理解呢？比如让你对一个面试者进行评价，你可能说“这个人呀，挺聪明的，思路清晰，也很勤奋，过去的工作经历也跟这个岗位的要求很合适等等。”但这样评估面试者显然是不全面的，也缺乏逻辑性。所以可能正确的方式应该是，先将评估的维度列举出来。比如从“专业技能”“职业素养”和“道德品质”等几个方面来分别进行评估。而这几个维度的划分必须是逻辑上一致的，都是对面试者的评价，同时相互独立的，比如聪明和思维清晰就不是相互独立的，同时这几个维度也应该能全面客观评价一个人。
但作者也指出，在归类分组的过程中并不是越细越好，你也许听过神奇的数字“7”。心理学家乔治·米勒在1956年发表在《心理学评论》上的一篇文章指出，人类大脑一次性无法同时记住7个以上的项目。所以为了便于记忆，我们不能将下层的金字塔拆分得太多。
第三，序言，也就是在开始构建金字塔表达之前，首先要用一个序言来引出你的讲解。目的是一开始就抓住听众或者读者的注意力，作者建议这个序言最好是故事的方式。典型的故事叙述结构包括背景、冲突、疑问和回答，其实就像我一开始用一个小案例开始一样，目的就是为了吸引大家往下听。听到这里，你应该明白了，一开始我们讲的案例中，那个秘书第二种表达方式，让我们很容易理解正是采用了金字塔的表达方式，她首先抛出了结论“今天的会议改在星期四上午11点”，这让老板一下子就能获得最有用的信息，然后再展开论述具体理由。
我们理解了金字塔结构的好处，但你可能说，很多时候，一开始并不知道我们要表达的中心主题或结论，或者说不能很好提炼出来，怎么办呢？作者指出，我们可以采用自下而上的方式反推出来，先列出你要表达的思维要点，找出它们之间的逻辑关系，分类关系等，最后得出结论。而且对于初学者，作者建议首先采用这种方式，学会不断练习总结和归纳的能力。
在金字塔表达的整体结构上，我们一般会采用两种逻辑推理方式来进行论证：演绎法和归纳法。可能很多人听说过这两种方法，但是并不一定知道它们的区别。让我们来简单讲解一下。演绎法是一种线性的推理方式，通过大前提、小前提来得出结论，比如：鸟儿会飞，乌鸦是一只鸟，因此乌鸦也会飞。大前提必须是一个公认的规范或者说显而易见的事实，比如我们都知道鸟儿会飞，小前提是一个我们要论证的观点与大前提的关联关系，比如乌鸦是一只鸟，是属于鸟类。因此才会有可靠的结论：乌鸦也会飞。再举一个例子，比如大前提是“任何有三年产品工作经验的产品经理都能胜任这项工作”，“王伟有三年的产品工作经验”，那么结论就是“王伟能胜任这项工作”。
归纳法比演绎法要难以掌握，因为它需要创造性思维。它是一种根据一类事物的部分对象的某种性质，推出这类事物的所有对象都具有这种性质的推理方法。需要分析总结不同事物之间的共同点，来推理出结论。比如：日本商人正在增加对中国市场的投资。美国商人正在增加对中国市场的投资。德国商人正在增加对中国市场的投资。那么我们得出结论，海外投资商们正在加大对中国市场的投资。
第二个要点：如何在思考中运用金字塔思维，让思维更有条理？
上面我们讲解了要得出金字塔的论点，有两种推理方法：演绎法和归纳法。那么在每一层的论点组织中，有什么具体方法吗？这正是这部分要讨论的内容。作者指出，在每一层思想组织的过程中，常见有三种组织形式，包括：时间或步骤顺序、结构或空间顺序、重要性或程度顺序。
时间或者步骤顺序很好理解，它是我们将思想分组时最常采用的方法，比如用过去，现在，将来这样的方式来分组，也可以采用第一步、第二步、第三步这样方式来分组。
结构或空间顺序就是当你用示意图、地图或图画想象某个事物时的顺序，这个事物可以是实体的也可以是虚拟的。比如公司分为行政部、财务部、市场部和技术部四个部门。也可以按空间上划分，比如中国市场可以分为，南方市场和北方市场，或者东部市场和西部市场等等。
程度或重要性顺序就是划分同一类或者具有共同属性的一类事物的方法。比如一家公司的经营遇到了三问题，但它们的重要性程度是不一样的，依次是：市场需求发生了变化；公司人员出现了老化；公司流动资金出现了短缺。关于同一层级各个观点的顺序，你可以将最重要的放到前面，也可以将它放到最后，这个根据实际情景调整。
在按照上面的逻辑关系组织观点或思想之后，还需要对以上的结构进行总结和提炼，这里就需要每个人的总结和归纳能力。让我们来看一个案例。
纽约衰退的原因非常复杂，其中包括8个方面：
1．工资高于美国其他地区的平均工资水平。2．能源、房租和土地成本高。3．交通拥堵使运输成本增加。4．缺少建立现代化工厂的空间。5．税率高。6．技术的变化。7．美国西南部和西部地区与之竞争经济中心的地位。8．美国经济和社会生活的重心向郊区转移。
当然这是一个缺乏思考的例子。我们可以采用归类、分组的方法了解作者的真实思想。在这个案例中，逻辑顺序应当是按照重要性顺序。首先，找出这些要点之间的相似之处。比如工资过高，能源、房租、土地成本高，以及运输成本高、税率高这几个因素都可以归纳成为：成本高。缺少建立现代化工厂的空间，技术的变化，以及美国经济和社会生活的重心向郊区转移，这几个可以归纳为：工作条件变差。经过分析和归纳，我们将纽约衰退归纳为如下三个原因：
1．成本过高。2．工作条件差。3．来自其他城市的竞争。
作者指出，位于金字塔结构的每一层的思想，都必须是对其下一层思想的提炼和概况。因此，上一个层的思想实际上都是从下一个层思想中衍生、提炼和总结出来的。同时，在金字塔结构的同一层级分组中，我们所列出的所有观点或思想都可以按照这三种逻辑关系来组织。当然还要遵循前面我们讲到的，逻辑一致、相互独立、完全穷尽的三个原则，以及不能分组太多的原则，最好不要超过7个，这样不便于读者或听众理解。
但是按照上面的方法归纳出了所有的思想或观点，概况这些思想和观点有时候并不容易，所有经常会出现这样的说法“这个项目有3个目的；我们公司存在5个问题；我们有4项建议”等等没有实际意义的总结和概况。作者称这些句子是“缺乏思想”的，实际上并没有概况其下一层的思想精华，对读者和听众缺乏吸引力，也缺乏总结性，所以我们应该避免出现这样的情况。作者指出，这些概括性语句可以是行动性语句或者描述性语句，比如应该告诉读者或听众做什么事；也可以告诉他们关于某些事情的情况。强迫自己找到一个明确的最终结果、目标或里程碑，使你能够据此判断某步骤已经完成，然后根据这一结果修改各行动步骤的措辞。总之每一个总结性语句应该都是有意义和目的的。
最后一个重点：如何高效地解决问题？
前面我们讲解了在表达和思维组织上的金字塔结构，但是对于一个待解决的问题，我们可能很容易淹没在信息和材料的海洋中。作者指出，对于解决一个问题，我们首先需要的是解定问题和分析问题，然后才能利用金字塔思维来提出解决方案和执行计划。
什么是问题？就是你目前的现状和目标之间的差距。对于一个问题的界定和分析，作者提出了一种方法“连续分析法”。它可以帮助我们按照逻辑顺序排列问题并寻找答案。其过程包括五个步骤：
1：是否可能有问题？2：问题在哪里？3：为什么存在这些问题？4：我们能做些什么？5：我们应该做些什么？
其中判断是否有问题和问题在哪里，属于界定问题；而为什么存在这些问题，属于分析问题；最后的我们能做些什么，以及应该做些什么，属于寻找解决方案，最后就是解决问题了。
关于如何界定问题，作者提出了界定问题的四个要素：
第一：切入点、序幕。比如你要给老板提加薪的要求。你可以跟老板说，你发现最近员工离职率很高，尤其是几位老员工都提出了离职。
第二：困扰、困惑。接着你提出困惑，你觉得公司业务发展不错，而且业务在行业中的竞争力也很好，是什么原因导致员工频繁离职呢？
第三：现状、非预期结果。然后你继续说，最近找了几个离职员工沟通，普遍反映说，公司的薪资水平与同行业有差距，员工的薪资预期和他们的实际能力和付出存在差距。
第四：目标，预期结果。最后，你接着说，经过和一些离职员工和在职员工沟通后，发现大家普遍有希望能提升薪资水平的诉求。
在这个案例中，我们通过界定问题的四个步骤：切入点、困惑、现状、和预期目标。来界定问题，提出疑问。界定问题的框架，是我们解决问题的第一步，接下来就是分析问题了。传统的分析问题流程包括4个步骤：收集信息、描述发现、得出结论、提出方案。但是，目前我们可收集的信息非常多，结果往往是数据和信息堆积如山，很难从海量的信息中找出有用的信息，一家大咨询公司曾经估计过，收集资料和分析工作中，60%的都是在做无用功。怎么解决这个问题呢？现在咨询公司的最新做法是，在收集资料之前对问题进行结构化分析，具体分为四个步骤：
第一：提出各种假设。第二：设计实验验证或者排除假设。第三：通过实验得出明确结论。第四：相应地采取补救措施。
换句话说，就是强迫自己思考产生问题的各种可能原因，之后的重点就是收集资料，以证明是这些原因或不是这些原因。只有假设自己已经找到产生问题的原因，才能更好地提出创造性解决问题的方案。这样做的好处是带着问题去收集资料，减少了大量无效的时间。
收集资料之后，就是诊断问题，那么如何诊断问题呢？作者也提出了三种方法：呈现有形结构、寻找因果关系、归类分组。
第一种，呈现有形结构，任何一家企业或行业的具体领域都应该有清晰的结构。画一幅系统的现况或理想状况的图，帮助你决定是否要回答这些问题，并找到和分析产生问题的原因。比如列出一个公司利润下滑的三个关联因素：销售收入、销售毛利和销售成本，这样能帮助我们诊断问题。
第二种，寻找因果关系，寻找具有因果关系的要素、行为或者任务，得出最终的诊断结果。
第三，归类分组，就是把所有可能的原因按相似性分类，前提是这种预先的分类有助于综合分析各类事实。比如前面讲到了员工离职率高的原因有很多，包括薪资待遇、业务发展、员工关系等等内部原因，也有可能是同行公司竞争、市场环境变化，行业不景气等外部原因。接下来就可以利用前面我们讲到的：时间、空间和重要性三个方法来进行归类分组。在成功界定问题和分析问题之后，我们就可以得到问题的解决方案，剩下来的就是制定和执行解决方案了。
好了，说到这里，我们今天聊的内容就差不多了，让我们来回顾一下今天我们所说的要点。
首先，我们讲到了，什么是金字塔原理，总结成为16个字就是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。在金字塔结构上，分为纵向、横向和序言三个部分，序言可以理解为开场白，就是引出要表达内容，而纵向结构就是金字塔从上到下的逻辑结构，它分为演绎和归纳两种结构，而横向结构是金字塔每一层级的思维和观点组织结构。
其次，我们讲到了，在金字塔结构中，同一个层级中的思想和观点组织结构尤为重要，它分为时间、空间和重要性三个组织方法。前面我们也分别介绍了三种方法的具体步骤。另外，作者也指出，在同一层级的组织中，要遵循逻辑一致、相互独立和完全穷尽三个原则，同时分组最好不超过7个。
最后，我们讲到了，对于一个现实问题，在提出解决方案之前，我们首先需要界定问题和分析问题。其中作者提出了界定问题的四个步骤，切入点、困惑、现状、和预期目标。以及分析问题的四个步骤，提出假设、排除假设、明确结论、提出措施。
好了，这本书的内容就是这些，如果喜欢我的文章，请关注“小播读书”或分享给您的朋友，我们下一篇文章见。