职场中：书面沟通的“构思3C原则”使文章读起来更为亲切

构思想法：3C原则

任何公文写作或其他形式的写作都需要认真的构思和加工。以下原则可以指导我们减少错误，让自己的文字成为加大晋升机会的法宝。想清楚要传达的信息之后，就要按照正式写作的要求去做加工整理在此阶段，要谨记有效沟通的3C原则，我们写的任何东西都要符合这原则：

o清楚（Clear）—易读、易懂

o完整（Complete）—想要传递的信息要表达完全、不遗漏。

o简洁（Concise）—简短、切题。

例如，我们正在写一篇关于订单状态的备忘录，那就要写出订单号、下单日期、产品细节以及其他相关信息。内容要有针对性，不要牵扯无关细节，以免影响读者的阅读。把计划写下来，是实施它的第一步。优秀的商务写作要求是越清晰越好。写作时应避免使用繁复的句式或华丽的措辞，文章尽可能简短。在强调重点时可以采取以下方法：加粗标题。每个次级论点分占一段。

用不同的字体强调重点。纸质形式可以用光笔标注重点；电子版形式可以添加背景颜色或选择不同的字体、颜色加以突出。使用图形、图表或其他视觉辅助方式加强文字表达的效果。反复校对文如其人。所以即使我们在校对时已经检查过文章，也还是应当重读几遍，保证零错误。办公软件的文字处理程序中有拼写检查功能，可以找出错别字或错误的拼写，这对我们有很大帮助，但它不能确保万无一失。因为当我们把“实践”错打成“事件”的时候，这个检查功能是无法将其辨别出来的。

要想保证文章当中不出现错误和疏漏，一个很好的方法就是大声朗读文章。这个方法可以帮助找出眼睛看不出的错误。风格无需过于正式以前我们的商务信函读起来都是这样的：“据当日通话之承诺，随发送整月完成工作之发票。”听起来挺傻的，不是吗？这样的风格实在生硬虽然现在我们已经不再这么写了，但是有时我们在信函中使用的语言还是过于正式。很多人认为我们在书写的时候应当比口头表达更正式一些，所以就在商务信函中使用正式的语言。事实上，这种风格会让对方感觉不自然、不诚。

倘若我们能够像讲话那样书写信函，那么信息也就更为清晰、更容易为读者所接受。刚才的那句话如果这样写：“我在刚才的通话中承诺过您，这就是我们为您本月完成工作所开具的发票。”这样就清楚多了。然而，电子邮件的便利和快捷也兴起了一种相反的写作习惯，就是语言过于随意。尽管我们不想让语言读起来那么生硬，但也仅限于像口头表达一样流畅和自然即可，切勿太过随意。书写表达在商务写作中，有些人容易过多使用不必要的正式表达。如果我们也有过类似的经历，则可以通过情景想象的方式来克服这种习惯。假象我们当时不是在写作，而是在与人面对面谈话或是在打电话，只不过对方需要以阅读的方式接收我们传达的信息。

怎么说就怎么写在写作时，无论是词汇表达、风格腔调、日常俗语还是表达方式，都应当选取我们常用的方式。我们在日常生活中绝不会以这种风格说话：“敬请注意，受暴雪影响，您的货物将延迟至下周发送。而是要直截了当地说：“由于近日暴雪，您的货物将于下周发送。使用缩写在写作时，遇到可以缩写的情况时，大可以使用其缩写形式，如原句 We are cannot”，我们可以将其缩写为we＇re’或can’t”。使用这种常见的缩写形式，能够让我们的文章读起来更为亲切。