简单易学 三个步骤教你写出一篇合格的文章

语文考试中，作文一直是分数比例最大的一道题，因为写作是一项很重要的考核。除了语文课，写作也是所有专业所必备的一项基本技能。研究生和博士生都需要会做实验和写材料，你的所学所得所思所想都需要通过文字传达出去，一份完整的研究报告，考验的正是你的写作能力。

工作后，不管从事的是什么职业，都离不开“写东西”这个任务：会议记录、申请、公告、可行性报告、使用说明、工作总结等等。一份文件若是写得前言不搭后语，会严重影响你的职业形象。

然而，很多人都有“写作困难症”：提笔又放下，打两行字再删掉，对着空白的文档发呆许久，接着情绪开始暴躁……“不知道怎么写”，所以迟迟下不了笔。针对这个问题，布兰登·罗伊尔在《一本小小的红色写作书》里告诉读者，其实写作是有技巧的，只要你掌握了一些最为重要的写作原则，并不断反复使用。

加拿大作家布兰登·罗伊尔，毕业于哈佛大学，任职于全球知名教育服务培训机构Kaplan。在担任教学主管20年期间，布兰登·罗伊尔潜心研究写作，总结自己多年的教学经验，独创了一整套教学体系。他的作品荣获过“美国总统图书奖”、“国际图书奖”、“年度教育图书奖”，是美国常春藤名校的入学考试利器。

《一本小小的红色写作书》从结构、风格、可读性三个方面，列举了20条高效写作原则，这些原则简单易学，基本涵盖了一篇合格文章所具备的所有要素。将这些原则熟悉运用起来，日常写作对于你来说就会成为一项简单的任务。这20条原则可以归纳为三个写作步骤：

第一步，确定框架

01 “自上而下”写作法：先总结再分析

职场人接触最多的写作类型是说明文，而说明文写作的首要原则是高效传递信息，一开始就要告知读者文章大意，让读者最快知道这篇文章是解释、告知或说服什么信息。主题揭露后，接下来再提供支撑观点的事例或细节，进行分段详述。

分论点的安排也应该遵循“自上而下”的原则，形成一个倒三角结构：

最重要

次重要

次重要

最不重要

这也是我们在日常谈话时遇到絮絮叨叨的人，忍不住蹦出的一句：“讲重点！”。

布局整体框架有六大基本写作结构，包括：1）范畴结构，2）评价结构，3）时间结构，4）比较结构，5）线性结构，6）因果结构。

所有结构对观点的强调和侧重都很重要，在结构和观点的布局中，想要读者对你最想表达的观点给予更多的关注，请把这个观点放在最先讨论的地方。

02 分段论述时，巧用引导句和主题句

确定了想写的内容后，开始对主题进行分解。三个分段论是最好的分解法，最好不要超过四个部分，简洁流畅也很重要。

文章开头先用引导句提示将要说明的事项和顺序，例如：

根据对第二季度绩效的分析，本次报告将从以下三个方面阐述业绩下滑的原因：产品更新迭代慢、竞争对手战略升级和低水平客户服务。

进入正文部分，每个分论点将在你的编排下依次落座。分段论述也要讲究“自上而下”法，第一句话就要揭露本段内容的论点，而这句话就是主题句。主题句可以起到归纳段落内容的作用，让读者跟随你的指引抵达目标方向，快速接收到文章传达的信息。

03 恰当的转折词和整合论述有助于框架清晰

转折词有四种类型，分别起到接续、举例、对比和总结的作用，是写作过程中的“交通灯”。

利用转折词布局写作结构，清晰而且实用，可以帮你理清文章思路，实践起来也特别简单，参考如下：

分论点论证主题时，为保证条理清晰，结束一个主题再讨论另一个主题。当你想要表达的信息很多时，将相似的观点整合在一起，一个主题接着另一个主题，依次排序，不要在一段话里将所有的信息都往里扔。

假如你想写足球和篮球这两项运动的普及情况，可以先写足球国内外的普及情况，再写篮球的普及情况；也可以先写足球和篮球国内的普及情况，再写国外的普及情况。不要一会写足球在国内如何开展，一会写篮球在国外的受欢迎程度，这样不同的观点混杂在一起，阅读和理解起来很费劲。

总而言之，同一主题整合讨论有助于文章框架清晰，方便读者阅读。

第二步：论证观点

01 论点要有充分的论据

好作品都有一个特点：使用准确、具体的例证，内容丰富详实。优秀的商业方案里都有大量的细节和实例说明，充分的论证配合正确的数据，是保证方案质量最重要的因素。

例如，你向领导汇报上个月的销售情况，如果只有“上个月公司利润下降了”这样一句总结，显然是不专业的。这种模糊的总结，没阐述缘由，不具备任何参考价值。一份合格的报告应该包含利润下降的具体数据，出现这种情况具体是由哪些原因造成的，为了提高利润有哪些建议。

使用准确、具体的语言会使文章更有力量，模糊的语言只会让读者花力气去思考你要表达的含义，而忽略你的观点。比较下面两个表达，哪一个版本更优一目了然。

企业应该进行宣传，因为宣传一定会增加销量。

企业应该运用广告牌进行宣传，因为它不仅成本低，而且能够使指定地区销量增加10%。

大部分写作都存在内容过于浅薄、空泛的问题，在求职信或申请书里这种情况最常见到，申请者常常会写这种句子：“我有良好的沟通技巧”“我是一名勤奋、有责任心的人”“我擅长处理人际关系”。这些没有论证的陈述，是说服不了读者的。

太泛的陈述没有说服力，可以用具体事例来强化表达效果，在写完一个观点之后立刻加上“例如”来支撑自己的陈述。不要只说“是什么”，还要说“为什么”，为你的写作提供让人信服的论证。

02 注意你的表达方式

用简单的词语表达观点

写作大家总能用平实、简单的词汇输出深刻的道理，优秀的作品并不是通过复杂、难懂的字眼构成的，我们在写一篇说明文的时候更要记住这样一个原则：用简单的词语表达你的观点。

这并不是说在写作中完全不用“大词”或更精准的词汇，而是要考虑针对特定读者用什么样的词汇更恰当。说明文的目的是解释、告知或说服，重点是让读者接收到你传达的信息，复杂的字眼和模糊的语言一样，会分散读者对文章观点的注意力。

拆分长句子

用简单的词语表达观点是保持文章内容清晰的方法之一，词汇如此，句式也一样的道理。短句比长句能让文章更加简洁清晰，好的短句还能迅速抓住读者的眼球，给文章增添一份灵动，例如：

我喜欢啤酒。啤酒比世上任何东西都更能够诠释我。我是谁？我是啤酒男——至少我的众多好友是这么称呼我的。

需要注意的是，并不是所有句子都要求是短句，而是将长短句相结合，给文章创造起伏变化的风格。长句太多的时候，最简单的办法是将长句拆分成两到三个短句，在写作过程中判断好如何变换句型，交叉使用长短句。

删除不必要的词

长句显得啰嗦，可以拆分成几个短句，而有的句子啰嗦是因为加入了一些不必要的词，直接删除就能让句子简洁起来。不必要的词包括：冗余、过多的限定和不必要的自指。

冗余是作者在不必要的情况下重复一个词语或观点。例如，“预先通知”“没有经验的新手”“最后结果”等等，重复会带来冗余，同时也是一个病句。

限定词是定语，定语太多增加的是篇幅，却没有增加内容，还会显得作者在写作过程中很犹豫。例如，“这次相当严重的失误或许可能影响公司的发展战略”，删掉不必要的限定词后，“这次严重失误可能影响公司发展战略”。

很多人在写作和口头表达时，习惯使用“我相信”“我感觉”和“在我看来”这些短语，在写说明文的时候，这些都是不必要的自指，没必要提醒读者你所写的内容是你的观点，还会显得个人化，不够正式。

第三步：增强可读性

01 排版设计

适当的行距和页边距，在文字周围增加更多空间，这是提高文章可读性最简单的办法。密密麻麻的排版，再好的内容都会给读者造成阅读压力，所以请给字与字之间留出可以呼吸的空隙。

02 装饰工具

排版完成后还要对内容进行装饰，突出关键词和重点句子，可以通过以下几种简单的方式来实现：粗体强调关键词，斜体高亮特定词，破折号用于改变句子节奏，项目编号是转述信息的有效工具，列举对要点的编号，阴影在页面上制造对比。

03 使用标题

标题的作用是区分章节内容，不管是短篇的说明文，还是长篇的可行性报告，都需要插入标题引导读者阅读，从而高效获取信息。标题的长度通常只有几个词语，在排版时最好加粗体进行强调。

《一本小小的红色写作书》从文章框架的搭建，到论证与表达的注意要点，再到内容的排版美化，三个步骤就将写作的方方面面都讲述清楚了。写作技巧是现成的，但要等到你愿意动手写了，才会发挥真正的作用。如果你写文章不知从何下笔，不妨拿起布兰登·罗伊尔的这部作品，将书中的技巧反复练习，总有一天会克服写作困难症，写出一篇合格的文章。