回应上级问询 如何写出一份高质量情况报告？

文 | 写赢职场2020

你好，这里是写赢职场2020，我是吕小赢。

有一次，小赢所在的单位发生了舆情事件。由于一份对内材料被人po到了网上，引发了一波舆情。

上级部门监测到相关情况后，马上通过电话联系到了相关责任人，要求及时处置以单位名义提交情况报告。

于是，小赢就接到了第一份回应上级问询的情况报告任务。

中办、国办印发的《党政机关公文处理工作条例》中，对报告的定义是：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

显然，在上面这个工作场景中，小赢所要写的情况报告承担的就是回应上级问询的作用。

那么，这样一份报告与一般的汇报工作、反映情况又有什么区别呢？又该怎么写呢？

01 回应上级问询与汇报工作、反映情况的区别

从报告的定义中可以看出，作为法定公文的报告，主要具有两大作用，一是向上级机关汇报工作、反映情况，二是回复上级机关的询问。

作用不同，报告的特点也不一样。

1、针对事项不同。一般来说，回应上级问询的事项往往是明确且单一的。正如本文开头小赢和大家介绍的拟写问询报告的场景一样，就是针对某个事项，针对性非常强。

我们在拟写问询报告的时候，也必须紧紧围绕上级问询的事项，全面准确地反映相关情况。千万不能避重就轻，顾左右而言他。

而汇报工作、反映情况则不同，上级并没有明确指定针对事项，下级单位可以视情而定，把自己认为需要向上级汇报的工作、情况逐一列明。

再打个比方，回应上级问询的报告更像是有着明确指向的命题作文，而汇报工作情况的报告则有更多自由发挥的空间。

2、主动性不同。我们在拟写回应上级问询的报告时，往往处于一个被动的地位。是上级要求我们写才写，而不是主要要写。

这一点和主动汇报工作、反映情况（等着上级夸奖）是不一样的。

所以，问询报告提交的时间由上级决定，一般来说比较紧，写作任务更重、压力更大。而汇报工作情况一般有比较充裕的时间准备，有更多精力思考谋篇布局。

3、行文目的不同。回应上级问询，更多的是为了解释说明某一事项，如果上级问询的事项确实是工作中存在的问题和短板，那么往往还承担着汇报整改举措的作用。

但工作情况汇报则不同，更多的是反映特色亮点工作的举措、成效，通过报告形式获取上级关注和肯定。

02 如何拟写回应上级问询报告？

在分析了两大类报告的不同之处后，我们下面来看具体操作层面的问题，即如何拟写回应上级问询报告。

为了便于大家理解，小赢以文首提到的场景进行举例说明。

1、步骤一：拟定报告框架

在场景中，根据上级问询的事项，我们可以初步归纳出该份报告需要包含的内容：

（1）事项基本情况、相关处置措施、目前取得成效。

（2）推进相关工作总体情况。

（3）下一步整改措施。（针对确实存在短板问题的情况）

由于回应上级问询本来就是严格的命题作文，所以一开头，必须要开门见山，在了解情况相关事项的基础上，把这一事项的基本情况、前因后果、采取的处置措施、以及目前取得的成效一一列明。

越详细、越准确越好。这个时候，不要计较文字是否精炼，关键是要把我们的工作全面、准确反映。

当然，事项相关的工作情况反映完了，并不代表这篇报告就结束了。

上级问询的事项往往是一个点，我们要借助这个机会，把面上的情况进行一个汇报（这也是在上级面前挽回印象分的一种补救措施）。

当然，如果确实存在短板和问题，那也不要遮遮掩掩，该承认就承认，切不可推诿责任。比如出现了突发事件，那么全面排查+警示教育就是不可少的，千万别在报告中否认问题存在。

2、步骤二：全面了解情况

在回应上级问询中，我们需要就相关事项进行深挖彻查，把前因后果等情况一点点搞清楚。

当然，这里面也有一个注意点，那就是没搞明白的情况不要乱写。这和舆情应对“快报事实、慎报原因”的原则有些类似，写到报告里的必须是反复核查确认的内容。

此外，要善于举一反三，从某一事项延伸到某领域工作，以点带面，加深对上级问询的工作认识，让上级看到我们负责任的写作和工作态度。

3、步骤三：拟写报告初稿

这个步骤几乎是每份公文材料都会涉及到的步骤，也是成文的重要步骤。

在前期拟定框架、全面了解情况的基础上，报告初稿应该也不会很难。

关键需要注意的是，言辞和一切上行文一样，要恳切平实、不卑不亢。

4、步骤四：报送领导审定

这份回应问询的报告，是要以单位名义对上级报送的。属于上行文，就要写上签发人。

也就是说，一般情况下，需要给单位主要领导进行审定。

这个步骤里，领导会给出一些修改意见，尤其是报告措辞中度的把握，送审的时候一定要注意做好记录。

5、步骤五：报送上级部门

这一步按照正常行文规范即可，当然，上级部门有特殊要求也要注意。

比如小赢所在单位的上级部门要求，行文时主送单位须为简称“市局”，而不能是全称，否则很容易被退回，这一点，大家也需要注意。

好的，今天，小赢和大家分享了如何撰写一篇回应上级询问的报告，我们要紧扣行文事项、变被动为主动，在解释说明某一事项的同时，也要全面反映工作情况，让上级有一个由点及面的认识。

大家在工作中是否也遇到过类似情况呢？一起来分享吧！

写赢职场2020，8年资深公文写作人士，清华本硕，多次获得市级调研、信息各类奖项。我会跟你分享从公文写作小白到单位笔杆子的进阶之路，同时也会和你一起学习公文写作经典书籍，打磨好公文写作核心竞争力，助你写赢职场。