WORD操作技巧集锦
一、制作作文格子
1、Office2007以下版本的Word中,需要先下载安装“稿纸管理器”,安装完成后在“格式”菜单中就会出现一个“稿纸设置”选项。运行它,按下面的方法设置就行了。
2、在Office2007的Word中,只需要新建一个Word文档,切换到“页面布局”选项卡,选择其中的“稿纸设置”项。在“格式”选项卡中选择“方格式稿纸”,在“行数×列数”选项卡中选择需要的行数和列数,然后根据自己的需要进行相关设置。单击“确定”就行了。
二、在Word中实现自动求和
1、在“工具”栏中单击“自定义”命令。
2、选择“命令”选项,在“类别”中选择“表格”,然后在“命令”中找到并单击“自动求和”,然后按住鼠标左键将其拖放到工具栏中的适当位置。
3、在表格中如有需要求和的时候,就可以先将光标这位到相应的单元格中,再单击“自动求和按钮。
三、在WORD中制作图章
1、用艺术字编辑印章文字
单击"常用工具栏"上的"绘图"按钮,弹出"绘图"工具栏,按其中的"插入艺术字"按钮。在"艺术字库"对话框中选择圆弧形样式,下一步编辑艺术字文字。比如输入"电脑爱好者协会"。若章中还有文字的拼音,则要在文字和拼音前打几个空格来把它们分开。设置好它们的字体、字号(10号左右)、是否加粗等。按确定后,出现一个弧形艺术字对象,选取中它,出现"艺术字"工具栏,从中改变艺术字形状为圆形或半圆形。此时可能还看不到一个完整的圆形或半圆形艺术字,修改方法是拖动艺术字高度的句柄,直到满意的形状为止。然后还需将艺术字填充色和线条颜色设为红色,环绕方式设为为四周型,有必要还可以调整艺术字文字间距("艺术字"工具栏上都有相应按钮)。假如印章文字和拼音使用不同的字体设置,则可分开做成上、下两个半圆形的艺术字对象,再调整它们的大小和位置。这样印章文字就编辑好了。
2、制作印章外形
印章外形一般是圆形。绘制方法是:单击"绘图"工具栏上的椭圆按钮,同时按住shift键拖动鼠标即可画出一个圆。圆的大小根据印章文字的大小来定。然后将圆的线条颜色改为红色,粗细设为3磅左右,环绕方式为四周型。另外印章中间一般有五角星或其它相关图形。五角星可从自选图中来选取并画出,其线条和填充颜色也设为红色。其它相关图形可从剪辑库中选取并插入,然后调整大小及四周型的环绕方式。印章图形就准备好了。
3、组合出优美的印章
用鼠标拖动印章文字,将其套在图形中间,若位置不准,可按CTRL+光标的上、下、左、右键来微移选定对象,五角星或其它相关图形用同样方法移至印章中央。相互间的位置和大小调整完全满意后,用"绘图"工具栏上的选定按钮,全部选定,执行“组合”命令,将它们组合即可。根据不同情况,按比例整体缩放其大小,这样一个优美的印章就做好了。
四、快速还原图片文件
利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品,但是有时往往出于特殊需要(如出版、发行等),要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件,然后选中相应图像后复制,再启动画图程序进行粘贴,最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可,如果你的文档中已经内置了图片文件而且比较多,那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实,只要我们单击“文件”→“另存为Web页”命令,Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件名加上“.files”的文件夹下(与在IE中保存的网页一样),非常方便。
五、实现Word个性模板
用Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。
1、进入WordXP的模板文件夹,在Windows9x和WindowsMe下为C:WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下,而在Windows2000和WindowsNT上为C:DocumentsandSettings用户名ApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。
2、单击“文件”→“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示。笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。
3、单击“格式”→“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。
4、单击“文件”→“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。
5、再次进C:WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。
6、上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。
六、一次保存多个文件
在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令,这个命令非常有用,只要执行该命令,即相当于将所有的文件进行存盘操作,免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实,我们也可以在Word中一次保存多个文件:只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现,原来的“保存”命令已经变成了“全部保存”命令了,此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令,即一次性将所有打开的文件进行存盘。
七、合并Word文件
我们在使用Word制作文档时,经常要与别人合作,一般情况下,我们都是把别人的文件拷贝过来打印,这虽然方便,但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令,在弹出的窗口中选择“Word文件”,再找到同事的文件,点击“插入”钮。怎么样?同事的文件是不是已经历历在目了,而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化!
八、修复文件
遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗?那时候的你一定比失恋更痛苦!其实,在Word中设计了一个修复程序,只不过它比较隐蔽,你没有注意罢了,巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”,在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项(请将鼠标向下拖动,否则无法看到这个项目),再点击原先打不开的文件,耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中,这时候就麻烦你按一下存盘图标吧!
有些时候我们在使用Word2000时,需要把其中的某一块文字或图形移到其它地方,这时使用Word2000的区域移动功能将显得十分轻松。具体方法是:首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角,然后同时按住Shift和Alt键,再将光标移到文本块的右下角结尾处,这时两点之间的文本块就会被选中,点击鼠标右键,选中“复制”,找到你要复制到的目标位置,点击右键,选择“粘贴”即可。
九、快速返回上次编辑位置
在Word2000中,当你在文档的某个位置进行编辑时,可能需要查看文档的另一个位置的内容,这是您要再回到刚才编辑的位置就要通过滚动条来实现,当文档比较长时显得非常麻烦,Word2000提供了一个快速恢复编辑位置功能,使上述操作非常简单,要回到上次编辑的位置,只需按Shift+F5即可实现,它可以使光标在最后编辑过的三个位置间循环切换。此功能也可以在不同的两个文档间实现。当Word2000文档关闭的时候,它也会记下此时文档的编辑位置,再次打开时,按下Shift+F5就回到了关闭文当时的编辑位置,非常方便.
十、批量删除Word中空行、换行符和空格
(一)、删除空行
1、如果空行标记是向下的小箭头,这是网页中的自动换行符 ,删除空行的方法如下:
复制网页的内容,粘贴到word里有很多不必要的换行符,这就需要将它们替换掉。方法如下:
“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”输入^l(表示“手工换行符”),在“替换为”输入^z(表示“空格”)。注意:如果有一个空行,在“查找内容”框中就要输入一个^l,如果有两个空行,就要输入两个^l以此类推。不过在应用中,可以先输入两个^l,多按几次全部替换,确保将所有的多行空行删除为一行空行,然后再输入一个^l,按一次全部替换就行了。
2、如果空行标记是敲回车键产生的“ ”符号),就是手工换行符,删除方法如下:
“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”框中输入^p^p,在“替换为”框中输入^p,多按几次就可以将所有的空行删除掉。(二)、删除换行符
如果只要求删除换行符:在2007以前的版本中点“工具/选项/视图/格式标记”,将“段落标记”复选框的“√”去掉即可。在OFFICE2007中,点WORD左上角的OFFICE按钮,选择“WORD选项”,点击“显示”,在“始终在屏幕上显示这些标记”中,将“段落标记”前面的勾去掉就行了。注意这种方法,只是不显示换行符,空行仍然存在。
(三)、删除空格
(1)删除行首行尾的空格
从网上下载了大的文字,行首和行尾有大量的空格而手动删除又太麻烦了。其实,在Word中要删除行首行尾的空格中非常简单,只要选中所有文字,先选择一下工具栏上的“居中”钮,再选择一下“左对齐”按钮即可。当然,您也可以先按下Ctrl+E使其居中,再按下Ctrl+L键使其左对齐。这样会更加方便些。
(2)、删除文章中的空格:“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”输入^w,在“替换为”输入^z
(四)增加段首空格
方法一:在段落/缩进和间距选项的特殊格式选项中,单击下拉箭头,选择“首行缩进”,然后在“磅值”中选择合适的值,也可以在这里面选择“两字符”,单击确定就行了。
方法二:在文档中按下Ctrl+H,在弹出的“查找和替换”窗口中点击“更多”,在出现的内容中点击“特殊格式”,“查找内容”处插入“段落标记”一个,并在“替换内容”中插入“段落标记”一个再按三次空格键,然后点击“全部替换”,这样每段就会自动空出两格。
十一、省略号的输入
在打开输入法的状态下,按住“Shift”键,再按数字键6,注意不是小键盘中的数字6.
十二、自动翻页当在Word中阅读一篇较长的文章时,反复的翻页是一件很麻烦的事。其实,解决之道非常简单: A、在Word中打开要阅读的文件,然后选择菜单“工具/宏/宏”。 B、在弹出的对话框中,在“宏的位置”一栏中选择“Word命令”,然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并点击“运行”按钮。 C、现在,鼠标指针会自动跳到右边的滚动条上,鼠标指针在滚动条的上半部,则向上翻页,在下半部则向下翻页,放到中部则暂停翻页。鼠标越靠近两端,滚动的速度越快。要关闭自动翻页功能,只要随便点一下鼠标,鼠标指针就会自动回到原来的位置。 如果经常使用此功能,可以将它添加到工具栏中,方法是:选择“工具/自定义”,选择“命令”选项卡,在“类别”栏中选择“所有命令”,然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上。此时工具栏上出现“自动滚动(A)”,单击则可启动自动滚动功能。 “自动滚动(A)”占用工具栏面积太大,可在拖上工具栏后,单击“更改所选内容/默认样式”,由于它没有特别的图标,可单击“更改按钮图标”进行选择,如果仍没有你喜欢的样式,可单击“编辑按钮图标”自己画一个,我就自己画了一个上下双向的箭头,即表意,又不占工具栏空间。 十三、如何在WORD中调整汉字与英文字母间的距离在中文WORD中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔,这个间隔一般有一个空格大小,但我们却无法删除掉。例如:我们输入“中文Windows 98的新特性”,在“中文”和“Windows”之间以及“98”与“的”之间都有这段间隔。这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别,使文档一目了然,但有时我们也需要关闭此功能,关闭的方法如下: A、按CTRL+A选定全部文档; B、选择“格式”/“段落”/“其他”; C、在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边的复选框。 十四、如何在WORD中任意修改字间距
在WORD中修改字间距很不直观,有些用户甚至不知道该如何设置字间距,而不得不使用系统默认值。WORD的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩”等三种字间距,其中“标准”字距即默认字间距,它的实际距离不是一成不变的,而是与文档中字号的大小有一定的关系。“加宽”间距则是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值,“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整,字号变化时,间距也会自动调整,不至于出现字号与字间距不匹配的情况。调整字间距的方法如下: A、选定文本; B、选择“格式”/“字体”,选择“字符间距”选项卡; C、在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。最后确定即可。十五、如何在WORD中任意修改行距 在WORD中提供了很多种标准的行距供选择,在“格式”/“段落”的“缩进和间距”选项页,在“行距”框里提供了行距的选择列表。包括“单倍行距”、“最小行距”等。可是标准行距并不一定符合我们的需要。例如,当我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。如果我们想要任意设置行距的大小,必须将行距设置为“固定值”,然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可。