学点英语：在商务英语中 学会掌控电话会议很重要

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在工作中，我们经常需要开一些电话会议。那么在商务英语中，我们应该怎样掌控电话会议呢？

下面是商务英语中电话会议的步骤：

1. Introducing Yourself自我介绍

在电话会议正式开始之前，你通常会听到"Is everyone on here?"或者"Can you hear me?"，如果你听得到或者能听清的话，可以回答例如"Yes"。

通常是由公司领导或者会议发起人会主持会议，如果不是都认识的话，可能让大家进行互相介绍。轮到你做自我介绍的时候，一定要简单明了。告诉大家你的姓名和职位，尽可能不要超过两句话。

例如: “Hello, everyone. My name is James Stuart and I’m the Marketing Executive at Acme Communications, San Francisco branch.”

2. Introducing the Subject介绍会议主题

如果是你发起的电话会议，你还需要介绍会议主题或者是会议的议程。首先，你要像上面所说的那样确认所有人都到会，并且都做完自我介绍了。然后，你就要告诉大家这次会议的主题和会议议程。这时，你可以使用以下句子：

The purpose of this call is…

Our agenda today will be…

I would like your input on…

I’ll be asking questions about…

例如：“I’d like to clarify thatthe purpose of this call is to discuss thenew marketing strategiesfor launching the fall 2018 collection.”

3. Deciding the Speaking Order决定发言顺序

如果超过三个人或者四个人参加这个电话会议，设置一个发言顺序更有利于避免混乱和插话。比如说，与会者可以按照字母顺序来发言。不管按照什么顺序发言，必须在正式开会之前决定好发言的顺序，这样大家可以按照这个顺序来做发言准备。所以，你做完会议主题或者会议议程介绍之后，你可以像下面这个例子这样说：

“We’ll follow an alphabetical speaking order. We’ll begin with Mr. Baldwin, followed by Mrs. Brown, Mr. Chatterjee, Ms. Evans, Mr. Richards, Ms. Stalling and Mr. Yaxley.”

4. When It’s Your Turn to Speak轮到你发言

在开会之前，一定要做好发言准备。有必要的话，你可以把你的发言要点写在本子上，并且参照要点讲话。你的发言，一定要确保有清晰的开头，中间和结尾。例如你可以这样开始“Hello everyone. As the Marketing Executive, I have three suggestions for the project.”，然后你就可以用“first,” “second,” and “third”来作为发言要点的开头。最后是做总结了，例如“So to sum up, by implementing these three strategies we can achieve a significant sales boost and build a stronger relationship with our customers.”。

5. Ending the Call电话会议结束

当所有人都发言完毕或者会议议程都进行完时，就需要用简单的语言进行会议总结并且结束此次电话会议。如果是你主持会议，例如你可以说

“Thank you everyone for your time. In this discussion, we covered the following points…”

“After hearing your points, I feel the best course of action is to…”

“Thank you for all your input. I’ll let you know my final decision on this topic by email within a day or two.”