办公软件操作技巧29：如何在word中批量打印奖状

学校和单位每年都会打印大批量的奖状、荣誉证书等，这些文件的主体结构大致相同，部分内容比如姓名，奖项名称等不同，如果逐一修改，耗时耗力且易出错，其实我们可以通过word模板调用excel数据进行批量打印。

第1步：创建获奖数据excel表格文件

新建一个excel表格文件，工作表命名为“获奖名单”，在表格中输入奖状中变化的文字内容，比如姓名，奖项等，如图：

创建excel表格

另存为“获奖名单.xlsx”

获奖名单.xlsx

注意：这个文件用于存储获奖者姓名和奖项的具体内容，可以随时增加、删除，修改相关内容，每年都可以编辑后再使用。

第2步：创建奖状模板word文档

在word中设计一张空白奖状，可以下载一张奖状图片，图片版式设置为“衬于文字下方”（也可以在空白文档上直接编辑文字内容，然后打印到空白奖状上），在图片上插入文本框，输入需要打印的内容，其中可以把姓名和奖项部分设置成不同的字体字号，如图：

创建奖状模板

另存为“奖状.docx”。

奖状.docx

第3步：将EXEL数据文件内容调入到 word文档

1、在 word 奖状模板文档中，单击“邮件”菜单——>单击“选择收件人”——>在下拉列表中选择“使用现有列表”选项。

选择邮件收件人

2、在打开的选择数据源对话框中，找到我们第一步创建的电子表格文件“奖状名单.xlsx”——>选择“打开”——>在弹出的“选择表格”对话框中单击“获奖名单”工作表，单击确定。

选择数据源表格文件

选择工作表

3、分别选择word中的“姓名”和“奖项”区域——>然后选择“邮件”菜单中的“插入合并域”——>在弹出的“插入合并域”对话框中选择相应的姓名和奖项字段——>单击“插入”；

插入合并域

姓名

奖项

4、这时奖状模板中的“姓名”变成了“《姓名》”，“奖项”变成了“《奖项》”，如图：

插入域

5、单击“邮件”菜单——>单击“完成并合并”——>选择“编辑单个文档”——>在弹出的合并到新文档对话框中选择“全部”——>“确定”；

完成并合并

合并到新文档

第4步：批量打印

这时候word 将会打开一个新文档，所有人的奖状都自动生成，奖状中依次填入了不同的数据。

现在就可以批量逐页打印奖状了。

新文档

全部奖状