化繁为简：提高利用时间的效率 是领导者的必修课
在现实生活中，有这样两种类型的领导者：一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好。另一种是把简单的事物复杂化，事情越办越糟。我们要倡导掌握化繁为简的领导艺术。
化繁为简的领导艺术，主要包括以下几个方面的内容：
抓住工作中的关键环节，着力打通“瓶颈”
在领导工作中，必须善于在纷纭复杂的事物中抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使纷纭复杂的状况变得有脉络可寻，从而易于解决问题。
另外要抓住主要矛盾，即抓住工作中的关键环节，也就是要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像堵塞的瓶颈一样，不打通是不行的，否则工作就会“卡壳”，很多时间和精力都会被不必要地耗费了。
简化不合理的工作程序，或“优化事序”
对一个领导者来说，他的案头往往堆着很多大大小小的问题或任务等着他去处理。如果采用单向排序的方法，来了什么工作就做什么工作，天长日久，就会形成“事无巨细，一律平等、一律照办”的工作习惯。客观上这种习惯导致数量众多的“小事”淹没非常重要的“大事”，导致领导者产生因小失大的错误。
有的领导者还有这样的工作习惯，最紧迫的事情总是优先处理，而最紧迫的事情却不是最重要的事情。这样的工作习惯也使领导者产生错误，只重视现在，而忽视将来；只重视克服困难，而忽略创新和寻找机会。
领导者要想提高利用时间的效率，就要以社会效益和经济效益为准绳来确定事序的排列。这要求领导者按工作的轻重缓急系统化每天面临的杂乱无章的工作，按在系统中起作用的程度、贡献大小分为不同类别并排定事物的优先次序，在这方面，美国企业管理顾问艾伦·莱金所提出的A、B、C分类法对我们颇有启发。他在《如何控制你的时间和生命》一书中，提出了利用时间的两种方法：
一、编制每天工作的时间表。莱金认为，由于每天有很多事情需要管理，又不可能都做完，因而可将事情分成A、BC三类。最重要的是A类事情，B类次之，C类可以放一放。一位优秀的领导者，应想方设法去完成A类和B类工作，假若这两类事情完成了，那一天工作的80%也都完成了，从而可以心安理得。这种方法有利于人们把有限的时间安排在效率高的、最重要的事情上，同时机智地拒绝或拖延不必要或次要的事。来了一件事情，首先要自问“值不值得去做这件事情”。
二、拼命去做任何值得做的事。即使离午饭还有十分钟，也应该把它用来做这件事。尤其重要的是开始，即使那些事并不是自己擅长干的，也要开始去做，不要有恐惧心理，干起来以后，情况就会有所改善。
“立体统筹”时间
进行时间上的立体统筹，也就是选择最优方案去巧排事序，是领导者时间运筹艺术中的一大高招。进行时间统筹，首先应有意识地立体安排时间。立体公路的车流量大，高层建筑的空间利用率高。同样道理，立体结构的时间安排也能使时间利用效率得到提高。
比如，某一领导者，早晨8点上班，到办公室后，有一系列事务和工作等着去做，这些事务和工作所要花费的时间分别是：
1、收拾整理办公桌：3分钟；
2、听取秘书对一天工作的安排：5分钟；
3、指导秘书起草某一报告：15分钟；
4、阅读文件：17分钟；
5、外出开会乘车：35分钟；
6、开会：90分钟。
如果这六项工作按照单向顺序一项一项地做，那么需要花费的时间总共为165分钟，但如果对这六项工作进行立体统筹：在听取秘书安排一整天的工作时，收拾整理办公桌。在乘车的路上同时指导秘书起草某一报告和阅读文件，那么只需要130分钟就够了。为了更好地统筹好时间，领导者可以给自己画一张工作统筹图。
画图之前，先排一排每天需要做什么事情，摸清这些事情的相互关系，哪些事情该先做，哪些事情可后做，一件事情做完了会给其他事情带来什么影响，并计算完成每件事情需要多少时间，理清了这些，就可以组合画图。
其中需要时间最长的线叫作主要矛盾线，即(2)→(3)→(6)。
从这种统筹图中可以看到：同时做两件事情是可以的。我国有一句古话，叫作一心不能二用。如果从做事情应专心致志的角度看，这是对的。但是，有些事情完全可以“一心一用”。事实证明同时做两件事是节约时间的重要技巧。
运用化繁为简的策略，领导者可以将时间使用效率大大地提高。纵观人类发展史，效率往往就是从简化开始的。赵武灵王提倡“胡服骑射”，用骑兵结束了“战车时代”，靠简化在军事上做出了卓越贡献。秦始皇统一文字，统一货币，统一度量衡，靠简化推进了社会的进步。在当今科学技术、社会发展日新月异的时代，运用简化提高效率，对我们现代化建设步伐的加快具有重要意义。