如何管理实体与电子档案？会博通高效安全统一管理

随着互联网技术的发展，传统单一的纸质档案信息管理模式必然要被时代的潮流所淘汰。实体与电子档案集成统一管理顺应时代的发展越来越受到企事业单位的青睐。关于如何高效安全管理实体与电子档案信息，会博通给出了有效的解决方案。

一、实体档案的数字化采集

会博通可以配合扫描仪或高拍仪等纸质文件数字化采集设备，从新建条目、文件扫描上传到属性录入，全流程利用系统完成实体档案的数字化采集工作。

这种方法适用于对纸质收文实施即时电子化处理的管理模式，例如，每收到一份收文，都要求根据纸质文件，即时扫描上传并录入属性存放到系统中，此时，只需要使用系统的扫描新建功能，利用会博通自主研发的图片管理器，配合采集设备，即可快速对纸质文件实施采集并上传系统，可根据需要形成TIF或PDF格式文件，并可按要求进行压缩处理。

同样，这种方法也适用于历史纸质档案的批量数字化处理，系统还提供了专门的纸质档案数字化处理流程化方法，可全程跟踪和记录纸质档案数字化的操作过程。

二、数字化文件的采集

对于已经形成的数字化文件，可以直接利用会博通系统，在对应的档案分类下进行数字化文件的批量上传，或者，对已经存在的档案条目进行更换正文操作，对应上传数字文件。

系统也提供了数字化文件的对应批量上传程序，可按预先设定的规则（如文号、题名等），批量对应上传已有的数字化文件到档案系统中：

三、方便的归档编辑平台

会博通提供文件归档编辑平台，档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界面上，即可实现从文件到档案的全过程。

还可将系统中其他管理分类中需要归档的文件进行归档操作，例如，在OA系统中通过数据接口转过来的文档，或是业务部门在相关的业务管理分类下进行了录入和上传的文档，都可通过归档编辑工具实现归档。不同的用户可根据被授予的权限，在不同的档案管理分类中分散进行整理工作，亦可利用归档编辑平台实施集中整理，甚至根据管理需要，采用混合模式对归档文件进行整理，大大地提高了档案管理人员的工作效率和管理的灵活性。

四、与实际情况一致的实体档案与数字化档案同步实时管理

会博通提供纸质档案、实物档案与数字化档案在同一系统中实施同步管理，并且，可提供实体档案的存放位置地图显示，以方便管理与利用。数字化档案集中统一管理，实体纸质档案则可根据需要，实施分布式存储与管理，即可对存放于不同地点的档案库房实施管理。

如下图所示，系统中的分类方式为：全宗à档案种类à档案分类à档案定义（红色方框）à具体文件。这是一种可以结合按卷归档与按件归档的分类方式。因为，我们可以把档案定义理解成档案室里的一个档案盒：档案盒中装订成案卷的则为以卷归档的档案；而档案盒中一文一件的文件，即为按件归档的档案。因此，在系统中的分类架构，与实际在档案室中的情况是完全一致的。并且，系统专门列有一项存放位置的属性对实体档案的存放位置进行管理，方便实体档案的管理与利用。

会博通对于不需要对档案实体进行数字化的档案（例如会计凭证等），一般体现在对条目的管理，只需要采集和录入档案的相关属性信息，可采用属性新建或批量新建两种方式：

1、系统新建 包括属性新建与批量新建两种方式新建档案条目：

l 属性新建：进入属性页面，录入文件属性，提交后即可在系统中生成与所选属性一致的文件条目。

l 批量新建：批量新建适用于要求录入的文件属性不多，且具有一定相似性的文件进行批量新建，如下图所示，系统会弹出一个表格式的窗口供批量输入文件条目（如下图所示），避免逐条新建录入所造成的重复工作，并且，点击新建条目后，可对上一条输入的条目进行一定程度的属性继承，提高录入效率。

2、批量导入 即从Excel表格文件中，导入文件条目：

系统会智能化获取Excel表格文件中的所有档案条目属性信息，这种方式适用于对以往利用Excel表格进行档案管理的单位进行档案条目的导入。或者，业务部门进行档案资料移交的时候，可能会用Excel制作对应的档案移交清单，档案管理人员即可直接使用该移交清单导入档案条目，避免重复录入。