基于文件和文档的知识管理技巧

如何保存和管理知识，是个人知识管理的一个非常重要的问题。知识最大的载体之一是文件，很多人下载的资料文件很多，但大多数甚至从来没有打开过，或者不知道放到哪里了，实际上这样的知识对于个人来说是没有价值的。

在大多数人的电脑中，“桌面”、“我的文档”、“下载”等目录都是混乱不堪的，极大的影响了个人的工作效率，文件保存的越多，越找不到，如果有多台工作电脑（如公司的台式电脑、家里的台式电脑、笔记本电脑），则文件管理的混乱程度将翻倍增加。

下面就是我对于基于文件形式的个人知识管理的一些思路和方法：规范化目录命名和文件命名，利用云存储软件同步多台电脑文档，所有文档按照分类放在不同的文件夹内进行管理，通过Everything软件进行快速文件搜索。

软件选择

文档搜索选用Everything，这个软件可谓Windows文件搜索神器，几百K的工具让搜索文件快到几乎输入完搜索内容就出现了结果，只要平时文件归档有序，文件名规范化编写，即可高效率地搜索到需要的文件。

云存储软件选项较多，国内软件有坚果云、微云，国外软件有Dropbox，Microsoft OneDrive等等，可选择一个合适的使用，如果只有一台电脑，没有同步文件的需求，不使用云存储软件也可以。

目录分类

目录分类建议采取麦肯锡提出的MECE原则（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），意思是“相互独立，完全穷尽”，是麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托在《金字塔原理》中提出的一个分类的思考工具。

MECE原则可以确保分类结果不遗漏、不重叠。所谓的不遗漏、不重叠指在将某个整体划分为不同的部分时，必须保证划分后的各部分符合以下要求：

各部分之间相互独立；所有部分完全穷尽。按照文件的处理流程对文件进行分类是一个比较好的分类方法。分类目录如下：

“待办事项”（Todo）文件夹里存放正在编写、修改或处理的文件，属于当前正在处理的文件，所有的草稿文件都可以放在这个目录下。

“我的文档”（My Documents）的内容是图片、音乐、视频文件，以及已经处理完成的“待整理”文档，或者那些暂时不知道放哪的文件，就先暂时放到“我的文档”里。

“存档文档”（Archive）保存以前历年的历史文档，存档文档通常只读，不进行修改。按详细分类将所有已经完成的文档进行分类，可以按照类型分类，也可以按照项目分类。这里主要存放使用频率低，但有价值的文件。

“参考资料”（Resource）里存放从网上下载的文档，这些文档并不是你自己写的文档，例如其他人写的具有参考价值的文档资料等等。

“常用软件”（Software）目录里存放最常用的一些软件程序或安装程序，不要放一些大文件，通常我只放10M以下的小文件。

“共享”（Public）目录里存放分享给他人的文档。

这样，文档处理的流程是，正在写的文档放到“待办事项”文件夹，写完并修改完善，成为定稿后，将其转移到“存档文档”的分类文件夹，如果一时想不到分类，可以放到“我的文档”里，每隔一段时间，对“我的文档”里的未分类文档进行分类整理，将其整理到“存档文档”中。

文件命名规范

Everything搜索主要是通过文件名关键字进行搜索，因此文件命名规范十分重要，直接影响文件搜索效率。

文件名的命名规则包括：项目_标签_详细的文档标题_版本_日期等等，这样可以通过多个维度对文件进行搜索。虽然一开始编写文件名费事一些，但对于未来高效率地搜索意义重大。

养成好习惯

必须按照自己制定的命名规则命名；宁可命名多花一些时间，也不要偷懒乱取文件名。对于下载别人的文件，文件下载后就进行重命名，不要图方便不命名，否则你今天一时的方便会给明天带来无穷的麻烦。

文档定时清理、分类、存档；建议每个项目完成后就将该项目存档，没有价值的文件就直接删除。

经过上述操作，就能以文件、文档为核心打造成为一个可自动同步的工作平台和知识平台，无论在家，在公司，还是在外出差，只要能上网，安装一个云存储软件和Everything，就可以生成一个工作平台，可以编辑最新的工作文档，快速搜索历史文档，很好地提高了工作效率。

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