把公司事务理顺 从“文件管理”开始

文件管理程序

文件guanli

一、 目的

规范分公司文件与资料管理，方便沟通，防止泄密。

二、 范围

本程序在各分公司内适用。

三、 职责

(一) 本程序由总经理或董事长审批，总部拟订、修订、解释、授权发布。

(二) 各分公司总经理是本程序的第一推行者，分公司各部门负责具体执行本程序相关规定。分公司总经办负责按照本程序开展文件管理的稽核。

(三) 总公司督导组到分公司督导时，本程序为核查必查项目。就核查发现的问题，可以对分公司总经理提出处罚措施。

四、 文件分类

(一) 分公司文件按总部设定的标准化格式拟定。

(二) 分公司拟定的各种程序、规程、记录、工作规划等，以总公司设定的格式制作文件。

1. 4文件格式的封面

《规范管理手册》等重要文件一般应制作封面。封面由公司LOGO、标准公司中英文名称、文件中英文标题、文件持有部门、文件编号、文件版本、生效日期、文件页数、拟订人、审核人、批准人、受控印章。

a) LOGO：高 CM，宽 CM。居中。

b) 标准中文名称：一号黑体“ 有限公司”。标准英文名称： 字体三号字 。居中。

c) 文件中文标题：一号华文中宋。文件英文标题：三号 字体。居中。

d) 文件持有部门：五号仿宋字体。居中。

e) 文件编号：文件版本、生效日期、文件页数：小四号仿宋字体。居中。

f) 拟订人、审核人、批准人：四号仿宋字体。居中。

g) 受控印章：四号仿宋字体，居中。

2. 文件格式的内文

使用WORD的表格和边框工具，设置内页文件头、文件正文框。

2.1文件头：LOGO高 CM，宽 CM。华文行楷字体四号缩放 %“上海正澜管理咨询有限公司文件”。文件标题华文中宋小四号字体。

右上方分别列举文件编号、版本、生效日期、页码，为宋体字五号字体。

（1）文件编号：ZL—BJF ×-××，含义为 有限公司北京分公司-2019年-第06号。

（2）版本：1.0，含义为第一版，没有修改过。修改过一次为1.1版。在此基础上重新拟订为2.0版。

（3）生效日期：含义为本文件的自×年×月×日开始具有法律效力。

（4）页码：××/××，含义为总共为××页中间的第××页。

2.2为宋体字小四号，行距为20磅。标题使用黑体和华文中宋。字号适当放大。

(三) GB格式适用于通知、规定、联络函等文体。

1. GB格式文件头： 有限公司文件，一号华文中宋字体。居中。

2. GB格式文件编号： 规字2019第××号。五号仿宋字体。居中。

3. 红色横杠。宽 。居中。

4. 标题：二号华文中宋。居中。

5. 正文：小四号宋体字，行距 ，居左。

6. 功能区：

a) 主题辞：为便于电脑查阅，挑选出标题词组罗列上去。有效期，要注明文件的有效期。

b) 抄报：报给谁。

c) 发送：文件主要是发给谁的。

d) 抄送：文件还要让谁知道一下。

e) 拟订人、审核人、签发人。

f) 印刷、发行单位，发行日期，发行份数。

(四) 普通资料格式适用于内部培训资料等。

1. 页眉：必须具有正澜LOGO、文件标题。字号适中，居右。

2. 页脚：必须有页码。

五、 文件拟订与审批

(一) 承担具体工作的人员负责拟订关于本项的文件。

(二) 部门负责人负责审核文件。

(三) 分公司总经理负责签署文件。签署后的文件被视为分公司持有的合法文件。

六、 文件发放

(一) 文控中心

分公司总经办即为分公司的文控中心，负责文件的发放、回收与销毁工作。

(二) 文件发放

1. 文控中心只发放合法文件与受控资料。

2. 文件签署后，交给总经办文控文员（由人事文员/专员兼任）复印、装订，在封面和内页加盖“受控文件”印章，在《文件发放记录表》上详细登记。

3. 将文件发放给相关部门的收文人员，由收文人员在《文件发放记录表》上签字。

七、 文件的传阅

收文单位必须组织文件传达对象人员学习或传阅文件。传阅后在文件背后签署自己的名字，否则，视为没有看过，每次罚款 元。

八、 文件的保管

(一) 分公司总经办（文控中心）负责保管整个分公司的文件，承担责任后果。分公司各部门分别保管发放给自己部门的文件，部门负责人承担责任后果。

(二) 各分公司负责人为分公司文件保管的责任人。

(三) 文件传阅后，必须在3天内收回保管起来。保管时必须将来文分门别类，依文号存放整齐，保证文件的完整性。密级文件，单独保管。

(四) 任何文件严禁带离公司，且不得复印、摘抄和外传。特殊情况需复印、摘抄和外传文件，须由公司总经理批准。

九、 文件密级划分

(一) 文件分为秘密、机密、绝密三级。

(二) 秘密文件是指公司一般秘密，泄露会使公司的权益受到损害的文字资料和电子文本，包括公司人事档案、各类合同、协议、职员工资收入、尚未进入的市场、编订成册的战略规划、营销政策、经营报表、质量手册、管理手册、公司尚未对外公开的各类信息资料。

(三) 机密文件是指包含公司重要秘密，泄露会使公司的权益受到非常严重损害的文字资料和电子文本，包括公司尚未付诸实施的经营项目和经营决策、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、商品采购资料、客户资料等。

(四) 绝密级文件是指公司董事会、股东会的重大决策、公司已经确定但尚未正式实施的公司发展战略、长期规划和经营方向等。

十、 文件回收与销毁

(一) 总经办承担文件回收和销毁的责任。一般是一个季度清理一次文件。

(二) 销毁使用碎纸机销毁，如果是太多，可以送到纸浆厂，在现场监督销毁。销毁时，分公司财务部经理在场监督。

十一、 执行

本程序自发布之日起执行，其它有与本程序相抵触的，以本程序为准。

十二、 支持文件

无