文件管理绝对是件值得重视的事情 否则它会给你带来无尽的麻烦！

初入职场时，笔者从事的是人事专员的岗位工作，对办公文件管理没有概念，常常根据习惯随意分类和归档，不论资料是一份还是一百份都是临时判断文件属于哪一类就归到哪个文件盒。

结果就是每天都在找资料，有时翻找的自己都快爆炸了！更见鬼的是，有时领导急用一份文件，自己却怎么也找不到，明明有印象放到了某个文件盒，但逐一翻遍也找不到。

笔者的工作经验得出，简单的文件分类归档，只适用于岗位工作产出的文件、资料不多的岗位，如果你是从事人事、行政、物控、会计、技术、品管或其他管理岗位工作的，那么文件管理绝对是件值得你花时间学习和规范的事情。

不重视文件管理的人，基本上都吃过文件管理漏洞的亏。比如找文件把自己找疯、找到怀疑有人动了自己的文件（事实上没有）、文件丢失了又费力的补办、文件丢失被领导问责、文件交接没有记录可追溯导致交接双方扯皮推诿等。

和大家分享一个案例：

小丽是公司副总经理助理。一次管理者大会上，老板追溯技术部的工作进度，是关于上周交总经理审核的新产品的结构修改问题。

结果技术部刘经理说压根没有接到副总经理或者老板的任何通知说要修改结构。副总经理马上质问自己的助理小丽：“上周我签发的工作联系单你交给技术部了吗？“

小丽很清楚自己是给了的，肯定的回答：”上周一上午10点左右交给技术部刘经理的“

技术部经理压根不记得有这么回事，马上反驳道：”瞎说，根本没有给我“

副总经理说道：”小丽，你去把工作联系单的签收单找来，看看有没有就知道了“

小丽马上回办公室找，可是找了很久都没有找到，直到会议结束也没有找到，小丽懊恼极了，明明有签收单的，就是想不起来放哪里了。

会议结束后，副总经理和技术部刘经理都来到小丽办公室，小丽硬着头皮说没有找到签收单，但是文件百分之百交给刘经理了的，急得眼泪都快出来了。

刘经理一听，就生气地说”你肯定记错了，或者给了别人，我是没收到的，搞得我的问题一样“

小丽虽然很肯定自己没记错，但是苦于没有了证据，不好再反驳。

这件事情因为老板的指示没有传达到技术部导致新产品开发延期，小丽被领导严厉的批评了，虽然没有罚款，但是小丽感觉自己特别冤枉。

事情过了十来天的样子，小丽有天到保安室取快递，突然发现保安室的监控显示屏上，技术部门口有个监控摄像头，可以看到技术部里面的大部分区域。

她开心极，马上请保安帮忙调取了她给技术部刘经理发工作联系单那天的监控记录。果然，监控显示她确实交了一份文件给技术部刘经理。

监控还显示，当时刘经理一边打电话，一边签字接收了文件，并随手放在了电脑键盘上，小丽拿着签字回单离开了监控画面。刘经理打了几分钟电话后走出了办公室。再往后一看，原来刘经理的办公桌左边是窗户，一阵风把文件吹到了刘经理办公桌旁边的打印机下面。

再后来可想而知，这份工作联系单被打印资料的同事误以为是再生纸，直接利用了。

小丽看到这戏剧性的监控画面，一边很开心能跟领导和技术部刘经理证明自己没有撒谎，另一方面也理解了刘经理为什么会说没有收到文件。

一个真实的职场小事件，深刻地让小丽和技术部刘经理意识到了文件管理、保全的重要性。

下一期，笔者将送给职场的你一个文件管理的5S小工具，让你不再为找文件发狂，不再因为文件交接扯皮推诿。为职场的你减压减负，实现轻松办公！