企业信息化建设基础

站在项目管理的角度来看，图纸及相关联文档是一个企业的运营知识资产，如果企业各部门的知识资产的管理不规范或者缺少相应管理措施。那么企业各部门会不断遇到到因为管理不到位而产生的问题。比如：图纸文档的查找问题，因为图纸文档多，版本多，眼花缭乱查找时总会花费很长的时间才能找到，又如：版本缺失问题，很多时候无论是图纸还是文档都需要修改更新，特别是生产制造和设计类的企业，版本更新快，在使用和修改的时候，无意间覆盖了某个还在使用的版本等，要用的时候，只能拍大腿和重新再做一边工作，在这期间又要耽误不少其他的工作，烦躁了更影响工作的正常进行。

这是一项企业信息化建设中的基础项，图纸文档如果没有统一的管理规范容易造成丢失；图纸文档资源利用更加高效，不必花很长的时间去重新梳理。

做好这项工作可以从以下几点规划入手：

一、企业图纸文档的管理细节编号与备注：因为现在的的企业图纸文档文件多为电子文件为主使用方便，但是很多人对文件的创建、修改、使用也是比较随意、感性，编号随意：666文档，ABD图纸，修改时没有任何备注，定眼一看，十几份命名差不多的文件，哪个上哪个个，哪个是最新根本已经分不清了。标准化编号+备注这两个细节，是必须认真执行的。还有一个就是图纸和文档的样式也要统一化，因为员工习惯不一，所创建使用的文件样式也不同，交流起来就不是那么的方便了。

图纸版本多编码命名不规范

二、企业图纸文档的管理措施

搭建企业内部的图纸文档管理服务端，然后给企业部门相关人员创帐号建并授权，员工各自在在自己工作的安装客户端，构建企业内部图纸管理交流平台；

系统管理人员根据企业、部门、项目、产品线的需要在彩虹图纸管理软件中建立对应的文件目录和子目录；企业各部门的岗位用户可在系统内完成图纸或需求文档创建修改，并存储于对应的目录里；

系统管理人员可在线浏览查看最新的图纸文档，如：销售设计、生产报表、CAD图纸等。因为系统可保留文件的版本、修改、借用等所有相关信息，管理员可以查看到和调历史版本文件、了解版本差异、明确责任人。

如果企业要完成多人设计任务，可以在彩虹EDM图纸管理系统中先建立任务文件目录，再给相关的设计人员授予权限，就可以实现多人协同设计编辑同一份图纸文档；，

如果某些设计资料在其他的项目中，可以通过“借用”指令，将文件借用到本项目来，另外想要把一份文件分享给另一个人，可以通过发送文件定位的方式，对方点击收到的定位，可直接到达文件位置，无需上传下载。

如果设计工件是承接的方式进行，可以通过发起工作流，这个流程位置设计完成，再由下个流程位置的负责人继续，同时配以信息提醒执行人完成流程工作。

当然有时候有出差任务，这里可以通过属性映射，同样可以利用系统管理使用图纸文、档资源；管理人员可以通过APP移动端同步管理，发现有什么问题可马上沟通解决。

合理规范的图纸、相联文档，能够减少不必要的重复工作，让工作人员把更多的精力放在当前的工作中，提高团队协同效率；形成统一规范的公司组织过程资产，促进行企业信息化，管理化标准化。