一分钟的事情及时处理 别把小事“熬”成麻烦

很多职场人都很讨厌一件事：处理报销。

因为这事出不得问题，而且通常财务都比较苛刻、较真，会问很多问题，也会提很多要求，所以经常一提到“报销”、“发票”，总是让人头疼的。

最近我就遇到这样的事情，而且不是我一个人的发票，是一群人的发票……

说起来，原本报销发票不是我的事，因为一开始就单独开会说明过规则，虽然这件事我负责，需要各个团队的协助，但是最后走账和报销的事，每个团队一个负责人，按照各自团队的习惯来操作就行。

可是，凡事总有例外，5个团队，2个团队很顺利，但剩下的3个团队，可就是：各有各的麻烦。

1、不及时登记，总是“待会补”

因为整个项目的支出比较琐碎，所以反复强调过，一旦有支出，立刻登记。

可是，“登记”这种动作，就算做好了表单，就算真实操作只是：打开表单，选择支出类别，填写金额，复制粘贴订单号。一分钟绝对搞完的事情，就以为涉及到4个动作 ，很多人觉得很麻烦，然后就想等着下班了再处理。

于是，“再处理”的时候，4个动作就可能变了N个动作：

想起了有这件事，没有想起了的话，就会被负责人的催……然后开始回想“当时如何如何”然后再打开购买记录核对中途可能被打断，然后循环前面的步骤……最后终于填完的时候，可能已经半小时过去……

2、讲注意事项的时候总“有事”

除了上学的时候喜欢一心二用，觉得边听歌边做作业才有效率，但一旦上了几年班，就会觉得，边干嘛边干嘛，这种看上去很厉害的“一心多用”，不是能力的表现，而是注意力不集中的典型特点。

原本分开做，各需要20分钟的事情，“一心二用”想同时处理，实际花费的时间往往超过1小时。（先不算万一做错了要重来的情况……）

这次我就遇到一个负责人，每次将注意事项的时候，他都在回复手机消息，真的是每次——可能真的很忙，但什么消息不能延迟5分钟呢？

结果就是，他所负责的团队，因为“忘记了”开票的要求，导致所有发票都需要重新处理。

并且，由于系统不支持直接操作，需要付款人一个个地去联系对方的人工客服，说明原因，然后等待对方处理……

不仅他们自己麻烦，而且将所有人的进度一起延后了两天。

此处冒出四个大字：得不偿失。

要知道，在当前这个阶段，大家对钱都是很敏感的，特别是涉及到垫付的问题，都希望能越早报销越好。

3、“感觉麻烦”有时候真的只是“感觉”而已

很多时候，小伙伴觉得一些事情很麻烦，所以容易拖延。

但实际上，如果真的在操作的时候计个时，你就会发现，真的不到2分钟而已。

我自己的经验是，对这些小事，不要想着「等会处理」，想到了就立马处理。记得在《稀缺》这本书中提到过一个“大脑带宽”的概念，意思是说：

如果放着一件事不处理，那么它就先会想电脑上没有关闭的程序一样，一直开着，没有进度，但占用了电脑的处理器内容。

也就是说：如果脑子

的有件事没做，哪怕是再小的事情，其实都会影响后面的工作。因为我们大脑的“处理器”被占用了。所以，避免这个问题的最好办法，就是快速关闭这件小事。

在很顺利的两个团队中，都有一个“不把事情拖到下班后”的习惯。每次我都会在下班前收到这两个团队负责人的消息，内容就是一句话，表示今天的事情已经做完。

但另外几个团队，通常发这条消息的时间，要么在他们睡觉前，可能是24点，也可能2点；要么是在我等不及单独私聊以后……

4、写在最后

我记得一句话：学会一次把事做对。

这是管理学家菲利普·克劳斯的理论“零缺陷”理论，意思也是说：

如果我们能在一件事的开始，就花费更多时间、投入更多精力，之后就能节省出大量时间，并减少不必要的麻烦。

分别从

其实，为了小事，我也不喜欢催别人，感觉挺尴尬的，但是如果不催，可能就会被彻底遗忘。只能安慰自己：

就事论事，耐心处理，对事不对人，不要带情绪。

但这件事之后，我更加明白一句话：

靠谱的人总是相似的，不靠谱的人则各有各的理由。

当然，越是说出来简单的道理，往往更需要时间来理解，才会品出味道，不是吗？