一分钟的事情及时处理 别把小事“熬”成麻烦
很多职场人都很讨厌一件事:处理报销。
因为这事出不得问题,而且通常财务都比较苛刻、较真,会问很多问题,也会提很多要求,所以经常一提到“报销”、“发票”,总是让人头疼的。
最近我就遇到这样的事情,而且不是我一个人的发票,是一群人的发票……
说起来,原本报销发票不是我的事,因为一开始就单独开会说明过规则,虽然这件事我负责,需要各个团队的协助,但是最后走账和报销的事,每个团队一个负责人,按照各自团队的习惯来操作就行。
可是,凡事总有例外,5个团队,2个团队很顺利,但剩下的3个团队,可就是:各有各的麻烦。
1、不及时登记,总是“待会补”
因为整个项目的支出比较琐碎,所以反复强调过,一旦有支出,立刻登记。
可是,“登记”这种动作,就算做好了表单,就算真实操作只是:打开表单,选择支出类别,填写金额,复制粘贴订单号。一分钟绝对搞完的事情,就以为涉及到4个动作 ,很多人觉得很麻烦,然后就想等着下班了再处理。
于是,“再处理”的时候,4个动作就可能变了N个动作:
想起了有这件事,没有想起了的话,就会被负责人的催……然后开始回想“当时如何如何”然后再打开购买记录核对中途可能被打断,然后循环前面的步骤……最后终于填完的时候,可能已经半小时过去……
2、讲注意事项的时候总“有事”
除了上学的时候喜欢一心二用,觉得边听歌边做作业才有效率,但一旦上了几年班,就会觉得,边干嘛边干嘛,这种看上去很厉害的“一心多用”,不是能力的表现,而是注意力不集中的典型特点。
原本分开做,各需要20分钟的事情,“一心二用”想同时处理,实际花费的时间往往超过1小时。(先不算万一做错了要重来的情况……)
这次我就遇到一个负责人,每次将注意事项的时候,他都在回复手机消息,真的是每次——可能真的很忙,但什么消息不能延迟5分钟呢?
结果就是,他所负责的团队,因为“忘记了”开票的要求,导致所有发票都需要重新处理。
并且,由于系统不支持直接操作,需要付款人一个个地去联系对方的人工客服,说明原因,然后等待对方处理……
不仅他们自己麻烦,而且将所有人的进度一起延后了两天。
此处冒出四个大字:得不偿失。
要知道,在当前这个阶段,大家对钱都是很敏感的,特别是涉及到垫付的问题,都希望能越早报销越好。
3、“感觉麻烦”有时候真的只是“感觉”而已
很多时候,小伙伴觉得一些事情很麻烦,所以容易拖延。
但实际上,如果真的在操作的时候计个时,你就会发现,真的不到2分钟而已。
我自己的经验是,对这些小事,不要想着「等会处理」,想到了就立马处理。记得在《稀缺》这本书中提到过一个“大脑带宽”的概念,意思是说:
如果放着一件事不处理,那么它就先会想电脑上没有关闭的程序一样,一直开着,没有进度,但占用了电脑的处理器内容。
也就是说:如果脑子
的有件事没做,哪怕是再小的事情,其实都会影响后面的工作。因为我们大脑的“处理器”被占用了。所以,避免这个问题的最好办法,就是快速关闭这件小事。
在很顺利的两个团队中,都有一个“不把事情拖到下班后”的习惯。每次我都会在下班前收到这两个团队负责人的消息,内容就是一句话,表示今天的事情已经做完。
但另外几个团队,通常发这条消息的时间,要么在他们睡觉前,可能是24点,也可能2点;要么是在我等不及单独私聊以后……
4、写在最后
我记得一句话:学会一次把事做对。
这是管理学家菲利普·克劳斯的理论“零缺陷”理论,意思也是说:
如果我们能在一件事的开始,就花费更多时间、投入更多精力,之后就能节省出大量时间,并减少不必要的麻烦。
分别从
其实,为了小事,我也不喜欢催别人,感觉挺尴尬的,但是如果不催,可能就会被彻底遗忘。只能安慰自己:
就事论事,耐心处理,对事不对人,不要带情绪。
但这件事之后,我更加明白一句话:
靠谱的人总是相似的,不靠谱的人则各有各的理由。
当然,越是说出来简单的道理,往往更需要时间来理解,才会品出味道,不是吗?