如何实现文档高效管理？会博通助您快速提升企业软实力

文档是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文档资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

一些企业已意识到这些问题，并找到各种文档管理解决方案，但是，他们往往把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。所以，关于文档管理，会博通综合知识管理系统主要注重以下两个问题：

1、如何将文档管理融入到员工实际的工作中

企业文档管理，应该考虑到如何让员工在潜移默化中，直接利用文档管理系统去创建文档，并可以支持文档创建的过程管理、形成成果文档后分门别类的管理，以及后续的再利用。

会博通为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理，员工在文档创建之初就利用系统创建文档，并可启动对文档的协同工作（如编辑、校对、变更、审批等），形成成果文档后，可把成果文档，以及形成成果文档的管理痕迹（协同痕迹），一并分类保存到对应的文档分类中，从而在企业层面完成了文档的集中统一管理。

不管是合同、方案、报价、案例等等，各种类型的文档都可以采用以上的闭环管理模式，帮助企业通过文档链来管控供应链、业务链，将文档转变为企业的核心竞争力！

2、企业怎样有序化、规范化的管理文档

因为一般企业对于文档管理的误区，只停留在文档的存储与备份层面，但还是会出现查找困难、借还不知去向、变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等文档形成后的后续管理问题。会博通一直都在研究用户在文档管理方面的痛点，认为以下几个功能是其中的关键：

分类与属性的自定义每个企业对于文档的使用场景都是不一样的，所以导致有多种分类方法，有些企业以部门为单位分类，有些企业以文档类型来分类，并且，文档管理的规范性在于，可以对文档资料标注能定义其性质的属性，如发证机关、有效期等证照属性；合同金额、甲乙丙方等合同属性，会博通提供的分类与属性的自定义功能，可满足企业管理不同类型、不同性质文档内容的需求。

管理权限要避免核心文档资料的恶意扩散，就需要确定员工权限的边界，文档应该按照其重要性定义不同的密级，会博通的授权体系是针对具体用户或组织实现的，可授予该用户/组织在某一文档分类中可访问文档的密级，以及对这些文档资料的使用权限，包括：条目（元数据）阅读、内容阅读以及增、删、改等，并可对本人和他人创建的文件进行区别授权。

搜索平台搜索平台是现下最为便捷的查找方法，会博通搜索平台支持关键字、组合搜索条件或者是二次搜索，搜索结果受权限控制，帮助用户更快、更精准地找到所需要的文档资料。

标准化借、还管理各个分支机构、下属公司或部门，众多文档使用人员，文档的在库情况，借出了在谁手上，借阅归还的情况如何，如果单单依靠人工管理，时间一长就不知去向。因此，企业应该按实际管理规定，按密级匹配制定借阅、借用、复印的标准化流程。

版本管理与变更文档的变更应该采用标准化的管理流程实现，启动变更流程后，在变更未审定之前，该条信息不再容许修改和下载，只保留阅读权限。并且，变更一旦审批通过之后，新版本应该替换老版本，而老版本则存放在历史版本中，以便于追溯。而变更、过期处理等这些与文档维护、文档内容有关的工作安排，可以设定周期性的提醒事项，避免出现过期不得而知等问题。总之，没有最好的管理软件，只有最适合的管理软件，软件是管理行为的辅助工具，是需要配合企业管理制度共同实现的，在一定程度上也代表着管理者的管理思维以及管理理念。会博通文档管理系统帮助企业搭建适合企业的文档管理体系，在这一过程中，通过建立全新的文档管理系统，让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值，从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化，提升企业综合竞争力。