环境/职业健康安全管理文件编号规则

文件编号规则HSE/010701-2020

1 目的

本标准规定了文件编号的表达形式及编号要求。确保文件编号规范化。

适用于公司企业标准化环境/职业健康安全管理体系文件的编号。

2 管理职责

2.1安管办负责公司环境/职业健康安全管理体系文件标识（编号）标准化管理。

2.2 部门主管负责编制本部门企业管理方面文件标识（编号）管理。

3 文件编号、注册的范围

公司文件编号、注册的范围

a） 管理体系文件；

b） 纳入管理体系的管理文件；

c） 纳入管理体系的技术性文件；

d） 原始记录、报表/报告、台帐。

4 文件编号要求

4.1 凡正式颁布的文件应具有独立的编号，同一组编号只能授予一份文件。

4.2 当同一份文件由页数组成时，每页都应填写同一编号。

4.3 文件编号采用汉语拼音字母和数字混合编号，连续书写。

5 文件编号的构成及表达式

5.1 凡正式颁布的文件应具有独立的编号，同一组编号只能授予一份文件。

5.2 当同一份文件由页数组成时，每页都应填写同一编号。文件编号采用汉语拼音缩写字母和数字混合编号，连续书写。信息系统代号用编写词汉语拼音字母表示。

信息系统代号

5.3 部门代号用数字表示

部门代号

5.4 文件类别代号用数字表示

文件类别代号

注：01-03为记录类（证实性文件），所有记录编号不加年代号：例： ES/020101 生产工序环境监测原始记录

5.5 文件的编写

部门主管依据管理体系要求和公司企业管理要求组织公司级和部门级文件的编写。

5.6 文件的审批

5.6.1 文件应有编制人和批准人，需要时应对文件进行会签/审核。

5.6.2 文件逐级审批，公司级文件由总经理批准实施。部门级文件由部门经理审批。

5.7 文件的发放

5.7.1 所有受控文件收发应有签收，每份文件具有唯一分发受控号。

5.7.2 受控文件不允许其他人复印。不允许使用未加盖红色“受控”印章的复印件。

5.8 文件的更改

5.8.1 文件需要更改时，应由提出文件更改部门的主管填写“文件更改申请单”。需要时，对要更改的审核、批准应由原审批部门进行。如机构发生变化时，应获取有关背景资料，由相关的职能部门审批。

5.8.2 文件更改时注明更改标记和更改生效期，并按“文件领用登记表”登记的名单发放修改后的文件，同时收回作废文件。

5.8.3 文件更改的审批应由该文件原审批部门进行，若指定其它部门审批时该部门应获得原文件审批的有关背景资料。公司每年在证后监督审核前，应全面集中收集、审核、编制文件现行修订状态控制清单，明确其文件的版号／修订状态，文件和资料更改记录由安管办保存。

5.9 文件的防护、换版与作废

5.9.1文件应注明其修订状态，经多次更改或文件需要大幅度修改时应进行换版，原版文件作废，版号按英文字母A、B、C…排列。作废的文件由文件发放部门按领用名单予以收回销毁，并填写文件销毁记录。

5.9.2 对于保留证据的文件化信息应予以防护，防止非预期的更改。

5.10 文件的管理

5.10.1 文件拟制审核批准后，原版文件宜存入软盘，由编制部门进行备份、存档、标记。

5.10.2 临时借阅文件的人员，需办理借阅手续，原版文件一律不外借。

5.10.3 文件和资料由使用部门妥善保管，每个岗位使用的文件和资料应装入文件袋或文件夹做好防护，并设文件和资料目录，以便查阅和保管。

5.10.4 管理体系第三层次的文件和资料可作为程序文件的引用文件，由责任部门单独成册，一般不作为程序文件的附录。

5.10.5 部门文件收发记录作为控制清单，应由使用部门进行整理。

5.11 外部文件的控制

直接引用的各类外部文件，由文件归口管理部门经理确认后方可使用，其技术方面的外来文件由管理者代表进行适用性批准；每年均应进行适宜性评价，文件的发放可参照5.7执行。

6 手册和汇编编号

由多份文件形成的汇编的编号，以汉语拼音缩写进行编号。示例：

AQGL / CCLY -- 2020

安全管理系统 长春凌云名称缩写 年代隔离号 年号

7 标准作业/服务规范编号

以汉语拼音缩写进行编号,不加年代号。示例：

AQGL-SOP-01 安全管理系统 体系建设标准作业规范 顺序号