Word里秒秒钟搞定的操作 你却花了半小时

同样的一篇word文档让几个人同时做，总有人一会就搞定了，也总是有人半天还在那蹭键盘，这立马就区分出了会与不会。快来看看下面这些“坑”，你是否还在踩。

以下内容都是以 Office Word2016为演示版本进行操作。

一、对齐文本

例如在做合同或者其他文档的时候，往往需要对齐文本，比如在合同落款的时候，末尾常常需要落两家不同的公司名称，还要有签订时间、签订人等信息，很多人的常规操作都是打好信息后，不停的敲空格键来对齐。

例如上图所示，分别要在两边落款，一般操作都是将光标点到内容前，然后不停的敲空格，靠肉眼来看到底对齐没有。下面来看效率操作：

1、调出标尺：在较早的版本，标尺默认是显示的，但是在2016版中，标尺是隐藏的，所以要先开启标尺。

点击“视图”菜单，在工具栏上找到“标尺”并勾选。

2、选择要对齐的文本，然后在标尺上点击对齐位置，光标置于要分开的文本前，按Tab键，这个时候光标后的文本就会自动对齐到标尺上点击的对齐位置。

例如要将第一步中的“星期四”对齐到光标位置“20”处，先选中文本，然后在标尺上点击20处，然后把光标放在“星期四”前，再按Tab键。

下方的文本要跟第一行的文本进行对齐的话，还是将光标移动到分隔文本前，按Tab键，就会自动对齐了，这样比肉眼进行对齐要精确很多。

3、这里延伸演示一个对齐名字的操作，如果一个文档中有很多人名，有三个字的又两个字的，如果数量大，都是用空格来对齐，那么效率就太低了。

高效对齐的方法是这样的：

按住Alt键，选中所有要对齐的文本，在“段落”面板上点击“中文版式”，选择“调整宽度”。

然后在“调整宽度”的设置框里，输入文本中最常的字符数，这里是3，就输入数字3，然后点击确定就会自动对齐。

二、标题跨页显示

在word文档中也会经常用到表格，当出现跨页的时候，表头在第二页就不显示了，这要怎样解决呢？

要实现跨页显示标题，其实不用一个一个去复制粘贴，试试下面的操作。

1、先选中标题行，然后点击菜单栏上后面出现的表格工具中的“布局”，而不是点击word的布局菜单。

2、然后在弹出的子菜单中，找到“重复标题行”，点击就会在隔页的表格第一行中也出现标题行了。

三、批量删除多余的空行

在删除空行的时候，也不必一行一行去按删除键，巧妙的运用替换，会事半功倍。

按Ctrl+H组合键，调出“替换”窗口，然后在“查找内容”项后输入“^p”（^在英文输入法状态下同时按shift+6即可输入，这里的p要用小写，不能用大写，大写的P是无法识别的）,在“替换为”处留空，最后选择”全部替换“，所有空行都被轻松删掉了。

四、首行缩进别再敲空格键了

在输入文本的时候，经常都会用到首行缩进，往往最直接的操作就是按两次空格。这其实是不规范的。

应该在要缩进的那一段上，鼠标右键，然后选择菜单中的“段落”，然后在“缩进”一栏下，点击“特殊”下的选项选择“首行”，“缩进值”选2字符。

设置过一次后，再有段落出现时，首行即会自动缩进2字符。

五、换页输入时别再猛敲回车键

当前页虽然还有空间输入文本，但因为某些场景需要换页继续输入，这个时候一般都是拼命敲回车键，直到光标移动到下一页。

正确的操作方法是：

光标点在换页处，按Ctrl+Enter组合键，直接就跳到下一页了，并且无论继续回到前页编辑多少内容，都不会影响到后面的排版。

看完这些内容，快来对号入座吧，看看中了几个，以后就得记住啦，虽然是小小的操作，却能大大提高效率。