PPT字数多 怎样才能简洁易接受呢？你需要这篇PPT文字处理指南
一些情况下，我们需要在一页PPT上呈现太多内容，特别像教师讲课用的ppt，一般来说都是字数多，页面多，如何才能看起来统一简洁，同时又能保证容易接受呢？
这里总结了PPT文字处理指南，希望对大家平时的制作有所帮助~
第一步：梳理文字稿
当我们写完了一份PPT的文字稿，准备开始制作PPT时，这里，就牵扯到了一个信息梳理的环节。
可能很多老师会有疑问，写完文字稿之后，直接把内容复制到PPT页面上，不就可以了吗？为什么要进行信息的梳理呢？
原因很简单，就是为了能够更直观的呈现出内容的重点，或者其逻辑关系。
啥意思呢？举一个实际的例子，这是我在网上看到的一个PPT页面，很有代表性：
相信很多人的PPT页面上，也会有一大堆文字列表的形式。但不知道你是否想过，如果我们在页面上展示了很多条内容时，观众是否能够记得住呢？肯定不行，对吗？因为信息超载。但如果我们对信息进行梳理，其实基于内容之间的逻辑关系，我们可以把多条的信息，归纳为3个类别：
如此一来，页面内容的结构，是不是会更清晰一点呢？好了，那问题来了，我们应该如何对PPT页面的信息，进行梳理呢？第1步：Word转PPT——文字粗梳理
1.是在Word中点击视图选项卡，进入大纲模式。
2.对内容的结构进行规划。
大标题设为一级大纲，小标题设为二级大纲，三级标题设置为三级大纲，而正文内容设置为四级大纲。（若标题更加细致，则增加大纲级别）
3.在Word中点击发送到Powerpoint，就能实现整个Word到PPT的转换，非常方便。
需要提醒大家的是，如果找不到发送到Powerpoint这个按钮，可以在文件-选项中点击自定义快速访问工具栏，手动将其添加。
使用这个功能最大的好处就是帮助你梳理整个文字内容的结构，快速完成文字到PPT的转换，使用在课件的制作中再合适不过了。
第2步：PPT中再次进行文字精梳理
文字转PPT的过程中，可能还会有一段一段的文字存在于PPT中，这时候我们需要对这些文字再次进行精梳理。
1.共性归纳法
简单来说，就是基于对内容的某些共同特征，进行归纳总结，从而对信息进行分类，这样，可以让页面内容更具结构性。
啥意思呢？比如像这个页面，这是我在网上找的一个案例：
其实，通过对内容的分析，我们可以从内容的性质方面，将8条内容，归纳成4大类别，这样，我们在信息理解上会更加方便：
当然，除此之外，我们还可以站在不同的维度，从内容的结果出发，将其归结为3个类别：
这都是可以的，比如咱们就按照后者的归纳，来完成信息的梳理，这样，页面的信息结构，就变成了这样：
简单地排版，就可以轻松地完成一张逻辑清晰的工作型PPT页面：
2.时间流程法
我们可以基于信息发生的先后顺序，对内容进行梳理。
什么意思呢？简单举几个例子你就明白了。比如像：
在做一份活动策划案的PPT时，如果牵扯到传播规划，我们可以基于活动前，活动中和活动后的流程，对页面信息进行组织。
再比如像制作工作总结PPT时，如果牵扯到工作成果，我们可以按阶段去划分，进行内容组织。
在这里，为了方便各位理解，咱们依旧对一张实际案例进行分析。
比如我们要去做一个知识的分享，关于如何写好一篇公众号文章，内容如下：
我相信，当你讲完之后，听众肯定记不住这么多技巧，因为内容太多且太碎了。
那该怎么办呢？
我们可以基于写作的不同阶段，对这7条内容进行分类，划分为写作前、写作中以及写作后：
然后，简单地添加几个色块，就可以轻松地完成页面排版，这样是不是清晰很多呢？
第二步：文字排版
1.排版要注意对齐
讲到PPT排版，其实有对比、对齐、亲密以及重复这样四个原则。
在文字排版部分，最主要的是注意对齐（指对页面上的元素进行整理，从而使得页面看起来层次分明、结构清晰）。
小编经常看到像下面这样的案例，内容东一块西一块，看起来特别费力。
其实只需要将内容对齐一下，整个页面都会直观清晰很多。
如何对齐呢？除了手动对齐外，选中相关元素，在PPT的格式选项卡中就能找到对齐选项。
当然在实际的制作过程中，我们还会遇到一些结构比较复杂的页面，大标题下面有小标题，小标题之后还有细分。
怎么让这样的页面看起来更整齐一些呢？依然是先进行简单的对齐，
然后我们可以用色块的方式来规整内容，在数字标题和总结的部分都使用色块，是不是比原来清晰了很多？
课件中使用的案例图片经常大小不规则，同样可以使用色块规整图片，让页面显得整齐一些。
2.调整文字及段落格式——字间距＜行间距＜段间距＜组间距
对比、对齐、亲密以及重复这样四个PPT排版原则中，除了对齐外，最重要的是亲密性原则（将相关的元素组织在一起）。
而亲密性的关键是——距离，本质上就是空白的大小，也就是说元素之间最基本的分割形式就是空白。除此之外，在此基础上可以延伸出很多种分割形式。比如说线段分割、形状分割、色彩分割等。
但无论哪种分割形式，都一定要控制好距离，这才是遵循亲密性原则的关键。
元素之间究竟多少距离才合适呢？以文字为例，大体上要遵循一个原则：
字间距＜行间距＜段间距＜组间距
至于各个间距数值是多少，其实并不固定。不过有个大概的范围：
字间距一定要确保文字间有一定的呼吸感，一般情况下保持默认即可，最大不应超过半个字宽，最小也要保证不影响文字的阅读。
行间距则相对来说更具体些，一般在 1.2—1.4 倍之间，但具体也要视情况而定。
段间距则更为模糊，只要大于行间距，小于组间距即可。
组间距大于段间距，但为了使版面更集中，建立「呼吸感」，组之间的间距一定要小于组与版面边缘的距离。
不过，也有例外，有些时候，勇于打破一定的规则也会得到意想不到的效果。
但打破规则的前提是遵循规则，即便有些元素突破了限制，但是整体大部分内容还要遵守亲密性原则。
如图，虽然篮球打破了「边界」，跑到了版面外面，但是并没有感觉什么不舒服的地方，反而凸显了设计感，但是这前提是内容遵循了亲密性原则。
3.文字快速排版技巧
那我原来做好的几百页PPT，怎么办呢？最后，也给大家分享几个一键统一格式的技巧。
如果你是PPT小白，可以直接在开始选项卡找到替换按钮，选择替换字体即可。缺点是如果原来使用了太多的字体，调整起来非常麻烦。
那更好的做法是使用小编之前推荐过的iSlide插件（），一键就能统一字体。
而统一段落格式的话，PPT本身并无法实现，同样需要通过iSlide插件，使用统一段落的功能。
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