案例｜信用信息查询记录和证据须留档保存吗？

作者：柏玲

案例回放

某财政部门在代理机构监督检查中发现，有家代理机构组织的教材采购项目采购中，于2018年1月12日发出谈判通知，通知中规定：请你单位于即日起至2018年1月16日（节假日除外），每日上午8:30—12:00，下午3:00—5:30，持谈判通知、个人身份证，法定代表人身份证（或者授权委托书并附法定代表人身份证明）到某大厦购买谈判文件。提交首次响应文件的截止时间为2018年1月17日14:30，不符合法律规定。

财政部门发现该项目的档案资料中只有成交供应商的响应文件，并没有保存其他供应商的响应文件。采购代理机构未将信用信息查询记录及相关证据资料进行保存。因此，财政部门最终对采购代理机构作出了行政处罚：给予警告处罚，责令代理机构严格按照《政府采购法》及其实施条例、《政府采购非招标采购方式管理办法》的相关规定，将谈判文件、采购合同、录音录像等资料与采购文件一并保存。

问题引出

1.从谈判文件发出之日起，到供应商提交首次响应文件的时间最少几个工作日？

2.档案资料应该包含哪些内容？

3.信用信息查询记录和证据须留档保存吗？

专家点评

问题一：本案例中，从谈判文件发出之日起，到供应商提交首次响应文件的时间明显不足三个工作日，违反了《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十九条第一款“从谈判文件发出之日起，至供应商提交首次响应文件，截止之日止不得少于三个工作日”的规定。

问题二：本案例档案资料保存不完整。根据《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）第二十六条的规定，采购人、采购代理机构应当妥善保管每项采购活动的采购文件、采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复，投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可电子档案方式保存。

问题三：信用信息查询记录和证据也应该保存。根据《财政部关于在政府采购活动中查询及使用信用记录有关问题的通知》（财库[2016]125号）的规定，在评审活动中，做好信用信息查询记录和证据留存，应当与其他采购文件一并保存。

法规链接

《政府采购非招标采购方式管理办法》

第二十六条采购人、采购代理机构应当妥善保管每项采购活动的采购文件。采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保存。

采购活动记录至少应当包括下列内容：

（一）采购项目类别、名称；

（二）采购项目预算、资金构成和合同价格；

（三）采购方式，采用该方式的原因及相关说明材料；

（四）选择参加采购活动的供应商的方式及原因；

（五）评定成交的标准及确定成交供应商的原因；

（六）终止采购活动的，终止的原因。

《政府采购非招标采购方式管理办法》

第二十九条 从谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于3个工作日。

提交首次响应文件截止之日前，采购人、采购代理机构或者谈判小组可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为谈判文件的组成部分。澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的，采购人、采购代理机构或者谈判小组应当在提交首次响应文件截止之日3个工作日前，以书面形式通知所有接收谈判文件的供应商，不足3个工作日的，应当顺延提交首次响应文件截止之日。