领导出差 怎样用微信汇报工作？5天被批评5次 我终于长了记性
文/小爽
旭华是96年出生的，今年刚大学毕业进入职场。职场新人出错是很正常的事情，可没想到，在领导出差的短短5天里他就被批评了5次！
因为领导出差不在办公室的缘故，他只能用微信向领导汇报工作，可是这一汇报吧，就出不少岔子：
给领导连发5条语音信息，每一条长达20秒；
领导问项目进度，用文字写了整整一屏手机，密密麻麻；
好不容易看完了，发现还是不知道现在进展到哪一步了；
......
领导出差回来后，单独找旭华谈话，把他责骂了一顿。旭华感到很委屈：“哎，做好工作就很不容易了，没想到汇报也这么多讲究！”还自暴自弃：“我真蠢！我再也不想用微信汇报工作了！”
汇报工作是一件非常重要的事情，追随松下幸之助30年的江口克彦在书《我在松下三十年》中指出：“对于上司来说，最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度......如果没有得到反馈，以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道，虽然只是一个简单的汇报，却能让你得到上司的肯定。”
向领导汇报工作这么重要，而微信又成为一种普遍使用的社交工具，我们难免要用微信和领导进行沟通。但是很多职场新人，在用微信进行工作汇报时经常出错，我们有哪些要注意的事情呢？
一、需要用微信汇报工作的2种情况
工作汇报的形式多种多样，可以是当面汇报，可以是书面表达、电话又或者是用微信，那么哪些情况是适合用微信来汇报工作的？主要有以下两个：
1.领导出差、不在办公室
这种情况下，我们和领导没有办法进行直接沟通，要汇报工作就不得不采用微信这样工具。
2.小事情可以用微信简单说明
一些小事情如告知电话号码、汇报买办公用品的花销等可以用微信简单说明，如果是很重要的事情，如负责一个完整的项目，那就需要当面汇报，说明工作的进度、细节，以及需要解决的问题。
以上是2个我们需要用微信汇报工作的场合，那在用微信汇报时要掌握哪些原则呢？
二、用微信汇报工作的4个原则
（一）多用文字，少发语音
之前有一个重庆小伙，因为领导出差在外，给领导汇报工作的时候2天之内发了6、7条语音，领导回来后在开会时点名批评他工作态度有问题。
很多网友都站在领导这一方，表示用微信语音真的很不好。为什么这样说呢？因为发语音有这样的几个弊端：
首先第1个领导不方便听。环境嘈杂的时候，语音听不清楚，或者像这位领导在开车的路上没办法听语音；
第2个是没时间听。明明用1秒钟就可以看完的字，非要变成10秒钟的语音，这样很浪费领导的时间；
第3，即使是有语音转文字的功能，但也要保证前提是普通话很标准，如果有些人普通话不标准，转出来的文字也完全看不懂。
伦敦大学学院心理学博士表示，文字输入虽然缓慢，但是表达效率更高，发送语音时间虽短，但对方理解的时间却大幅增加。
用微信语音给领导汇报工作，方便了自己却浪费了领导时间。所以，最好能用文字的就尽量用文字，避免给领导发语音。
（二）分段排版，减轻阅读压力
有人可能觉得很好奇，这不是写公众号文章，也不是做海报设计，要排版什么呀？可千万别小看排版，虽然只是1条微信消息，但是它也非常重要。
要注意2点：
1.一件事情用一条信息发完
领导在出差的时候，给旭华发微信，咨询下是否有客户陈总的微信：
领导：你有没有陈总的电话？
旭华：有的。（然后打开手机，翻了好半天通讯录）
旭华：这是陈总电话：136xxxxxxxx（过了一会又想到，万一陈总在开会先打办公室电话找秘书比较好）
旭华：这个是他办公室的电话：xxxxxxx
领导当时回复了句“好的”，过了1小时领导才又弹出1条信息：“你1件事情发好几条信息给我，我总是被你的信息打断。下次能不能整理好了再一起发？”
旭华感到很受挫，不过领导说的的确有道理，1件事情用1条信息发完，要么就2条连着发，隔一段时间来一条很容易给别人带来困扰。
2.3行之后就分段空行
给领导发微信要条分缕析，有条有理。如果信息太长，在3行之后就要换行，分成几个段落，减轻领导阅读的压力。在每一段的首句标上阿拉伯数字（1、2、3、4）或是用中文表达（第一、第二、第三、第四），重点内容用中括号（【xxx】）标出。
（三）逻辑清晰，详略得当
如果是简单的问题，那直接回复就好，但如果是比较复杂的问题，怎样把内容组织好表达出来就非常重要。
1.用金字塔结构保证逻辑清晰
金字塔结构来源于巴巴拉·明托的书《金字塔原则》，是说在写作、撰写方案时用到的逻辑结构，保证条理清晰，其实也可以用这种结构来进行工作汇报。
金字塔结构具体解释就是：先说结论，再说原因；先说重要，再说次要；先说全局，再说细节，像一个自上而下的金字塔形状。
举个例子，旭华最开始是这样给领导汇报项目进度的：
欢哥，我是星期三开始做这个项目的，前两天把海报做好了，现在在写软文，还有嘉宾分享的文字稿没有提交。对了，嘉宾还差一个人，要找谁呢？海报上的活动价格设置成多少呀？我看别人设置成的是9.9元，我们也要这样吗？现在还有一个大礼包没有确定下来......
这样的话你能看懂吗？知道现在活动有哪些已经完成，还差什么没有做好，有哪些需要和领导确认吗？
完全不知道！这样的汇报会让领导觉得像一团乱麻，要自己动脑去思考会不会有哪一步遗漏，哪里没有做好。
而如果用金字塔结构汇报，则是这样的：
欢哥，目前项目已经完成了30%，已经做完海报，还有文案和分享嘉宾、价格、大礼包没有确定。
1.【海报】已经发到你邮箱，你看看有没有需要修改的；
2.【文案】我正在写，写完后会发到你微信；
3.这些地方需要和你确认：分享嘉宾xxx、价格xxx、大礼包xxx；
4.目前还在【物料准备】阶段，预计本周四开始【裂变分销】。
这样是不是就会清楚很多？用金字塔结构来进行工作汇报，领导也能清楚知道目前情况，方便领导掌控全局。
2.突出重点保证详略得当
根据工作内容及领导要求，选择重点内容向领导汇报，不需要面面俱到。有人会问：什么才是重点呢？
重点没有具体的评价标准，但是一般来说这样3个方面可以作为重点来进行汇报：
（1）领导的目的是否已经达到；
（2）个人成就有哪些；
（3）目前棘手的问题是什么；
详细突出重点，而细枝末节部分则可以省略，细致末节的内容不会对工作产生影响，告诉领导反而是在浪费他的时间。
3.用KPT汇报法表达目前问题
旭华遇到1个问题：做引流活动时宣传语上写着会给用户发199元大礼包，可是他不知道礼包发什么比较好。于是，他发微信向领导求助：
旭华：欢哥，这个199元大礼包要送什么呀？
欢哥：你认为送什么好？这是你负责的项目。
旭华迟迟不敢回复，心想：我也不知道送什么呀，我要知道了还用问吗？这时欢哥又发来一条信息：
你要让领导做选择题，而不是问答题。
这就说明，遇到问题向领导请示时，要自己准备解决方案，让领导判断方案A或者B哪个更好。我们可以使用KPT汇报法，在书《不会汇报工作，还敢拼职场》中有提到。这是来自日本的一种工作记录方法，由3个部分组成：
K（Keep）：当前任务或项目的正常描述
P（Problem）：遇到的问题
T（Try）：准备要尝试的解决方案
用这个方法能让我们在汇报时不止提问题，更要思考想出解决办法。让我们从信息接受者变成主动思考者，逐步实现从被动的执行者向管理者的角色转换。
为向领导说服自己的解决方案是可行的能被采纳的，可以使用演绎法，也就是苏格拉底的三段论：大前提、小前提以及结论。
大前提：人都是要死的。
小前提：苏格拉底是人。
结论：苏格拉底是要死的。
还是用上面旭华的例子来说，旭华想出可以用往期学员成绩来作为199元大礼包，他给领导欢哥是这样汇报的：
有团队的礼包是用公众号写1篇干货文章送给用户，这样还能给账号涨粉（大前提），这个团队是我们的同行，和我们活动主题形式等都一样（小前提），所以我们也可以用这样的方式（结论）
这次他用苏格拉底三段论成功说服领导采纳他的建议，终于获得了领导的认可。
（四）换位思考，为领导节省时间
欢哥找旭华谈话，说旭华工作时会在无形中给别人制造麻烦。旭华听了很是惊讶：我明明很认真仔细，怎么会给别人带来麻烦呢？
欢哥说：“你想想上周，我让你把寄给客户礼品的订单号发给我一下，我转发给客户。你发给我的是什么？”
旭华想了好一会，“我给你发了订单号的截图，那个很清晰呀！”
欢哥说：“你看，你也记得是截图了，我把截图丢给客户？让他戴上老花镜一个个对数字输入查快递？”
看旭华还是有点疑惑不解的样子，欢哥说：“你应该发完截图后，把订单号再单独标明发出来，这样客户会方便很多呀！”
旭华这才明白，原来自己没有站在领导和客户的角度去思考，方便了自己却麻烦了别人。换位思考是很困难的一件事情，如何做到换位思考呢？我认为我们可以用这3个步骤来进行练习：
1.转换人物身份
暂时忽略掉“我”，把自己想象成领导，每天都很忙，有非常多信息需要回复......
2.理解对方需求
领导安排任务给你是想要获得什么？他最想要得到的是什么？这就像是互联网从业者常常说的一个名词“用户思维”，用户只是想阅读一篇文章、进入一个app、购买一件商品，要找到用户方真实的需求。
3.为对方节省时间
明白需求后再来思考，我可以做些什么，能够让他更轻松更省力呢？
如果他想看一篇文章，那我们就注意排版；他想要使用app，那我们可以尝试让界面变得简洁；他要购买商品，那我们可以简化购买流程，让用户直接下单。
换位思考，站在领导的角度去做汇报，为他节省时间和经历，会让领导更加认可你。
以上就是今天分享的内容，总结一下，用微信进行工作汇报时有这样4个原则：
1.多用文字，少发语音；
2.分段排版，减轻阅读压力；
3.逻辑清晰，详略得当；
4.换位思考，为领导节省时间；
你是怎样用微信给领导汇报工作的？你有没有下属用微信给你做工作反馈呢？欢迎在下方留言讨论~