新常态下油田基层采油厂优化文秘工作方式方法研究论文

新常态下油田基层采油厂优化文秘工作方式方法研究论文

[摘 要]采油厂上下各项工作的开展都离不开企业相关部门的组织以及各级领导的协调指挥，办公室文秘人员作为领导的左膀右臂工作责任重大，文秘人员高效的办事效率和质量能够有效助推企业生产管理水平的提升，尤其是在当前经济新常态下， 采油厂的生产经营管理面临着严峻的挑战。作为文秘人员也要适应企业面临的新形势及企业发展，积极转变观念和工作方式方法，以便更好地发挥参谋助手作用，为采油厂战寒冬、促发展做出积极贡献。

[关键词]油田基层采油厂；文秘工作 ；方式方法优化

中图分类号：F426.22；F406.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）21-0070-01

采油厂由于“点多、线长、面广”，日常生产经营管理所涉及事物众多，办公室文秘工作作为辅助企业领导进行日常事务的处理的一种特殊手段其重要性毋庸置疑，尤其是当前低油价背景下，采油厂生产经营面临着更加复杂的局面，文秘工作的重要性凸显出来，除了要完成本部门工作之外，文秘工作还要积极转变观念，创新工作方式方法，做好与其他部门之间的沟通工作，构建完善的人际关系网络，积极辅助领导并参与企业的管理，切实提升企业各项工作的办公效率。

一、国有企业办公室文秘工作的特性

（1）从属性。从属性作为现代企业文秘工作的根本特征，也就是说文秘工作是需要紧紧围绕企业领导的活动开展的，企业领导工作涉及的范围，也就代表着文秘工作者需要延伸的范围。例如，企业领导需要召开会议，文秘工作者就要整理好会议的各项事务。

（2）被动性。现代企业文秘的所有工作都是将领导的需求作为中心和导向的，受企业领导活动支配和制约较为明显，此外，文秘工作还负责进行其他日常事务的处理工作，更要学会应对突发事件，文秘工作本身存在较大的被动性。

（3）职业性。伴随着现代企业制度的建设和不断的完善，让现代企业文秘工作活动领域也在不断的扩展，尤其是国有能源企业，涉及到众多的领域和专业，“内务”与“外务”的有机融合，“传统”与“现代”的相互冲击，也使得文秘工作的职业化特征表现的越发明显。

（4）综合性。由于企业文秘工作本身涉及的方面较广，并在整个企业中承担着沟通上下，联系左右的桥梁作用，此外，文秘工作人员还在企业决策、市场调研以及企业文化建设等多项工作上发挥着重要作用，这也充分表现出了文秘工作的综合性特征。

二、新常态下国有企业办公室文秘工作的要求

（1）对于文秘办事效率要求更高

信息和资讯的高度发达，要求企业文秘工作办事效率必要更高更快，而企业文秘从业人员不会增加，这就导致文秘工作量明显加大，由于文秘工作繁杂琐碎，这就要求文秘人员必须要有比以往更强的办事和事物处理能力，而提高这些能力和效率的办法就是要优化办公方式方法。

（2）处理突发事件的应急能力更强

文秘除了要完成日常企业领导要求的各项贯穿全年的工作外，文秘还要经常面对各项突发事件，如有上级领导来视察指导如何做好各项准备工作或者临时组织某个现场会议或者有突发的员工上访以及网络舆情等，这些都要求文秘必须及时做好相关的应急预案，以辅助领导快速处理相关事务。

（3）除了文秘工作基本素质外还需要一定的专业知识储备

采油厂同样是一个智力和体力都相对集中的单位，涉及到众多的"专业领域，要想提高文秘办公效率，除了提高秘书专业相关的基本技能和素质外，采油厂文秘从业人员还要学习知晓采油厂各个领域专业方面的只是，做好知识储备，如勘探开发、地面工程建设、安全生产管理、党建工团等等，了解和掌握企业各领域内的相关专业流程能够有效提高与企业领导以及不同部门单位的沟通交流效率。

三、企业文秘工作优化工作方式方法分析

（1）切实提升现代企业文秘工作服务意识

企业文秘工作第一步要做的就是为企业领导做好服务，在为企业领导服务过程中要始终坚持高效率和全过程的原则，提高企业文秘工作的效率。全过程原则主要是要求文秘工作人员要将企业领导的意图和决策全面、准确和详细地传达给员工，并将员工的实施情况仔细、真实地向领导汇报，让企业领导能够全方位地掌握和了解员工的实施状况，为今后企业各项决策奠定良好的基础。高效率原则主要是企业文秘工作者工作的过程中，除了要确保工作的质量还需要保证工作开展的效率，确保企业各项工作得到有效的实施。

企业的文秘工作者需要完善自身所在部门的服务工作，文秘工作者作为连接企业领导和员工，以及企业内部各部门之间的一个重要纽带，在整个企业和企业办公室中发挥着积极的作用，完善现代企业文秘工作，需要调动文秘工作者的主观能动性，富有创造性地开展各项工作。最后就是要求现代企业文秘工作人员服务好企业内部员工，文秘工作人员作为企业领导面向员工的窗口，所以在工作开展过程中，需要文秘工作人员注重自身形象，并耐心地解答企业员工在工作中遇到的各类问题，真正实现企业员工反映问题的渠道是通畅的，大大提升企业员工对文秘工作的满意程度。

（2）切实提升现代企业文秘的文字表达和演讲能力

文字表达能力主要体现在以下几个方面：首先是文字综合能力，帮助企业领导写讲话稿、制定工作计划以及总结各类文件是文秘要写的第一稿。材料需要写得实、写的精，绝对不能杂乱无章和没有逻辑性，此外，还需要企业文秘具备小到收据借条、表扬信、悼词，中到讲话稿、解说词、日常应用文，大到法律文书、合同等写作能力，这样能够确保企业紧急情况发生时能够应付。除了要求文秘工作者具备一定的书写技能外，还需要文秘工作者能够具有一定的演讲能力，能够运用流畅的语言进行各种事物的应对和处理。

（3）提高现代企业文秘的随机应变能力

办公室文秘工作人员是在领导身边与领导接触最为频繁的工作者，在与领导接触过程中会发生各种事情，因此，需要文秘工作具备灵活多变的能力，例如，在客人接待、食宿安排、会议安排、场地布置等一系列工作中，都需要文秘工作者能够办理得妥妥当当，减少和避免问题的出现。因此文秘必须要有独当一面的能力，要把杂而乱的事情梳理成一定的规律和顺序，就会处理好各方面的问题，协调好各方面的关系，从而推动各项工作顺利开展。

（4）提升大数据背景下信息管理能力

信息化大数据时代的到来，给全球带来了信息技术飞速发展的契机。以计算机、网络与通信等为代表的现代信息技术，正在改变人们传统的工作、学习和生活方式，同时也影响着传统石油企业文秘的内容和方法，当前随着中石化以及油田办公自动化系统的大力推广和应用，一些重要的公文传送，上级指示精神和会议很多都是通过网络来进行的。因此，作为信息化背景下国有企业文秘也要根据企业信息化建设的水平，弄清信息化时代文秘工作特点，明确秘书的职能和提高信息的搜集、理解、分析、处理、管理能力，将有助于企业秘书更好地工作，提高办事效率。

四、结束语

现代企业文秘工作是企业发展过程中的需求，健全现代企业文秘工作者自身工作方法和工作思路，运用全新的事业去看待和处理新时期文秘工作，积极有效地应对现代企业领导的工作需求，顺应新时代下企业的发展需求，提升自身的服务意识、文字处理能力以及随机应变能力，高效率和高标准的完善自身的文秘工作，带动现代企业各项工作的顺利有序开展。

参考文献

[1] 肖蕾.现代企业文秘工作的能力需求[J].人力资源管理，2015，13（6）：125-126.

[2] 张俊杰.当前信息化背景下现代企业文秘工作的特征及工作方法研究[J].办公室业务，2014，22（5）：117-119.